Wer kennt es nicht? Man kommt abends geschafft und ein wenig unzufrieden aus dem B\u00fcro, weil man nicht das geschafft hat, was man sich f\u00fcr den Tag vorgenommen hat. Daf\u00fcr kann es viele Gr\u00fcnde geben. Vielleicht \u00fcberl\u00e4dst du dich und nimmst dir zu viel vor. Vielleicht verstrickst du dich aber auch in mehreren Aufgaben gleichzeitig und bringst so kaum etwas zu Ende. Ein unerf\u00fcllter Arbeitstag kann aber auch am nicht enden wollenden Chaos in deinem B\u00fcro liegen. Papierberge und Werbegeschenke lenken dich von deiner eigentlichen Arbeit ab, das wichtige Dokument, das du unbedingt ben\u00f6tigst, ist einfach nicht zu finden. Zu guter Letzt kommen im 30 Minuten Takt auch noch Anrufe bei dir an, f\u00fcr die doch eigentlich dein Kollege zust\u00e4ndig ist. Wir haben dir einige einfache Tipps zusammengestellt, mit deren Hilfe du nicht nur deine eigene B\u00fcroorganisation, sondern gleich die Produktivit\u00e4t des ganzen Teams verbessern kannst.<\/p>\n
Die wichtigste Basis f\u00fcr einen produktiven Arbeitstag und das Wohlf\u00fchlambiente im B\u00fcro ist Ordnung. Nur, wenn dein Schreibtisch aufger\u00e4umt ist und alle Materialien an Ort und Stelle sind, kannst du ungest\u00f6rt arbeiten. Als Faustregel gilt, dass immer nur das auf deinem Schreibtisch liegen sollte, was du zur Bearbeitung der aktuellen Aufgabe ben\u00f6tigt. Alles andere geh\u00f6rt weder auf deinen Schreibtisch, noch auf einen Papierhaufen daneben.<\/p>\n
Alle anderen Utensilien und Unterlagen sollten einen festen Platz haben. So wei\u00dft du immer, wo du deine Unterlagen nach Fertigstellung einer Aufgabe ablegen kannst und vermeidest gleichzeitig langes Suchen nach Dokumenten. Du sparst einfach wertvolle Zeit.<\/p>\n
Der wohl kritischste Punkt in der Organisation eines jeden B\u00fcros ist die Ablage. Dieser magische Ort zieht Unordnung und Chaos nur so an. Und was einmal hier gelandet ist, verl\u00e4sst diesen Ort mit ziemlich gro\u00dfer Wahrscheinlichkeit auch nicht wieder. Diesen Teufelskreis musst du unterbrechen. Eine Ablage kann sinnvoll zum chronologischen Abarbeiten deiner To-Do-Liste \u2013 zu der ich sp\u00e4ter in diesem Artikel noch komme \u2013 sein. Sie darf aber keine dauerhafte Herberge f\u00fcr Papier darstellen.<\/p>\n
\u00c4hnlich verh\u00e4lt es sich mit deinem E-Mail-Postfach. R\u00e4um es auf. Bei den meisten gehen t\u00e4glich dutzende E-Mails ein. Ein gro\u00dfer Teil davon ist Werbung, die f\u00fcr dich uninteressant ist. Trenne dich von diesen Mails und lasse sie nicht wochenlang in deinem Posteingang. F\u00fcr alle anderen Mails kann es sich lohnen, ein Ablagesystem anzulegen. Dieses kann entweder nach Kunden, Zulieferern oder vielen anderen Aspekten sortiert sein und Unterordner beinhalten. Wenn du mit einem CMS oder ERP arbeitest, kannst du au\u00dferdem direkt Aufgaben zu den einzelnen Mails anlegen und sie deiner To-Do-Liste hinzuf\u00fcgen.<\/p>\n
Der letzte entscheidende Punkt zur Ordnung deines B\u00fcros ist die Kommunikation. Die Organisation von eingehenden Anrufen, Post und interner Kommunikation sollte zentral so gesteuert werden, dass jeder an die f\u00fcr ihn notwendigen Informationen gelangt, ein Brief aber nicht durch zehn H\u00e4nde laufen muss, bis er an der richtigen Stelle ankommt. Das erspart dir und auch deinem Kunden am Telefon Zeit und Nerven.<\/p>\n
Um die Ordnung im B\u00fcro herzustellen und anschlie\u00dfend auch beizubehalten, k\u00f6nnen verschiedene Ordnungssysteme helfen. F\u00fcr die Organisation von Daten, die sich auf deinem Rechner befinden, eignet sich verschiedene Software. Mittlerweile gibt es f\u00fcr jeden Bedarf das richtige Tool oder Plugin. Eine digitale Ordnung erleichtert es dir und deinen Kollegen, Daten und Dokumente, die zum Teil von mehreren ben\u00f6tigt werden, jederzeit schnell zu finden.<\/p>\n
Ein weitaus gr\u00f6\u00dferes Problem stellt allerdings selbst heute noch die Organisation von physischen Papieren dar. Jeder kennt B\u00fcros voller Akten- und Papierberge und wei\u00df, dass dort niemand voll konzentriert arbeiten kann. Deswegen stellen wir dir nun einige M\u00f6glichkeiten vor, deinen Papierkrieg in den Griff zu bekommen.<\/p>\n
Die t\u00e4gliche Post sollte zentral gesammelt und sortiert werden. Anschlie\u00dfend kann sich jeder Mitarbeiter seine Post aus einer Ablage abholen. Wenn dir deine Post bis auf deinen Schreibtisch geliefert wird, ist das zwar eine nette Geste, tr\u00e4gt aber nicht zu einem stets aufger\u00e4umten B\u00fcro bei. Die bessere Alternative sieht so aus, dass du deine Post abholst, wenn deine To-Do-Liste zeigt, dass es Zeit daf\u00fcr ist. So vermeidest du nicht nur Papierberge, sondern auch die Gefahr, dass nicht jeder Brief bearbeitet wird.<\/p>\n
Wenn ein Blatt Papier den Weg in die richtige Akte bereits gefunden hat, ist die schwerste Arbeit bereits getan. Der Lagerort von Ordnern und Akten ist aber nicht unerheblich. Jeder Ordner und jede Akte sollten einen festen Platz haben. Zusammengeh\u00f6rige Themengebiete sollten zusammen gelagert und nach chronologischer Reihenfolge sortiert werden. Daf\u00fcr gibt es spezielle Ordnungssysteme f\u00fcr Ordner und Akten, die du online oder im Fachmarkt erwerben kannst.<\/p>\n
Was f\u00fcr Papierberge gilt, gilt auch f\u00fcr deine Kugelschreibersammlung. Sie geh\u00f6rt nicht auf deinen Tisch. Kullis, Locher, Post-its und Co. lassen in Schreibtischschubladen oder Rollcontainer organisieren. Besonders f\u00fcr die kleineren Teile empfiehlt sich eine spezielle Einlage f\u00fcr die Schublade.<\/p>\n
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Wenn das B\u00fcro erstmal aufger\u00e4umt und dein E-Mail-Postfach sortiert ist, bleibt es noch, an dir selbst zu arbeiten. Hier geben wir dir einige n\u00fctzliche Tipps, wie du deinen B\u00fcroalltag effektiver gestalten kannst.<\/p>\n
To Do Listen werden oft falsch verstanden. Sie sind keine Merkzettel oder Erinnerungsst\u00fctzen. Richtig angewendet helfen sie dir, dich selber kennenzulernen, zu verbessern und deine Ziele zu erreichen. Nimm dir also jeden Morgen f\u00fcnf Minuten Zeit und schreibe auf, was du heute schaffen m\u00f6chtest. Finde einen Umfang, der dich zwar fordert, aber realistisch ist. Anfangs wirst du die Zeit, die eine Aufgabe ben\u00f6tigt, \u00fcber- oder untersch\u00e4tzen. Nach ein paar Tagen klappt das schon besser und du kannst deine Zeiten so nach und nach verbessern. Wichtig ist allerdings, dass du dir feste Phasen f\u00fcr deine Pausen setzt.<\/p>\n
Wer hektisch vor dem Bildschirm seines Computers eine Scheibe Brot verschlingt, spart sich dadurch keine Zeit. Er wird ineffektiver. Dein K\u00f6rper braucht zwischendurch kleine Pausen, in denen du f\u00fcr einen kurzen Moment abschalten und ihn mit wichtigen N\u00e4hrstoffen versorgen kannst. Nimm dir Zeit zum Essen, geh ein paar Meter \u00fcber den Flur oder schnapp frische Luft.<\/p>\n
Mache es dir zur Gewohnheit, die schlimmsten Aufgaben immer als erstes fertigzustellen. Wer unsch\u00f6ne Arbeiten nach hinten schiebt, neigt dazu, sich mit den sch\u00f6neren Dingen weitaus l\u00e4nger zu besch\u00e4ftigen als n\u00f6tig. Oder sie gar auf morgen oder n\u00e4chste Woche zu verschieben. Wenn du morgens deine To-Do-Liste schreibst, arbeite dich von den schlimmen zu den sch\u00f6nen Aufgaben.<\/p>\n
Die falschen Gewohnheiten stehen dir oft im Weg. Wer es sich zur Gewohnheit gemacht hat, vor dem Beginn der eigentlichen Arbeit erst einmal seine Timeline bei Facebook zu checken oder einen Plausch mit der Lieblingskollegin zu halten, schafft deutlich weniger und ist in den meisten F\u00e4llen auch st\u00e4rker gestresst. Das liegt daran, dass \u00fcber den Tag langsam aber sicher ein innerlicher Druck entsteht, der dir sagt, dass du deine Arbeit heute nur mit M\u00fche oder \u00dcberstunden schaffen wirst. Das Ablegen von angenehmen Gewohnheiten ist zwar schwer, lohnt sich aber. Und sp\u00e4testens nach 30 Tagen hast du es geschafft.<\/p>\n
Multitasking ist ein absoluter Effizienzkiller. Wenn du versucht, drei Aufgaben gleichzeitig zu bew\u00e4ltigen, wird nachher vermutlich keine Einzige fertig – und die Qualit\u00e4t deiner Arbeit l\u00e4sst au\u00dferdem zu w\u00fcnschen \u00fcbrig. Arbeite deine To-Do-Liste chronologisch ab und mache eine Aufgabe nach der anderen.<\/p>\n
Vermeide jegliche Ablenkung w\u00e4hrend deiner produktiven Phasen. Gegenst\u00e4nde, die deine Aufmerksamkeit ungewollt auf sich ziehen, geh\u00f6ren nicht in dein Blickfeld. Genauso wenig geh\u00f6rt dein privates Smartphone auf den Tisch oder der Kollege daneben. Du musst nicht immer sofort parat stehen, wenn auf Instagram eine neue Nachricht eingeht oder dein Kollege dir von seinen Kindern erz\u00e4hlen m\u00f6chte. F\u00fcr solche Dinge planst du t\u00e4glich deine Pausen ein.<\/p>\n
Qualit\u00e4t ist gut, \u00fcbertriebener Perfektionismus l\u00e4sst dich das B\u00fcro allerdings niemals verlassen. Finde den richtigen Grad und h\u00f6re auf, an Arbeiten weiter zu arbeiten, die schon lange abgeschlossen sind. Wer \u00fcbertrieben perfektionistisch ist, ist oft unn\u00f6tig gestresst und schafft bei weitem nicht das Arbeitspensum, das von ihm verlangt wird. Aber sicherlich nicht, weil er es nicht leisten k\u00f6nnte.<\/p>\n
Und nun w\u00fcnschen wir dir viel Spa\u00df mit deiner neuen B\u00fcroorganisation.<\/p>\n
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Wer kennt es nicht? Man kommt abends geschafft und ein wenig unzufrieden aus dem B\u00fcro, weil man nicht das geschafft hat, was man sich f\u00fcr den Tag vorgenommen hat. Daf\u00fcr kann es viele Gr\u00fcnde geben. Vielleicht \u00fcberl\u00e4dst du dich und nimmst dir zu viel vor. Vielleicht verstrickst du dich aber auch in mehreren Aufgaben gleichzeitig […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":35088,"comment_status":"closed","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[20],"tags":[],"class_list":["post-980","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-general"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/timebuzzer.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/980","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/timebuzzer.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/timebuzzer.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/timebuzzer.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/timebuzzer.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=980"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/timebuzzer.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/980\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/timebuzzer.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media\/35088"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/timebuzzer.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=980"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/timebuzzer.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=980"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/timebuzzer.com\/de\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=980"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}