In dieser Case Study haben wir mit Emanuel Fritz vom Käfer Party Service gesprochen, welche Verbesserungen sie seit der Einführung von timeBuzzer erzielt haben – und welche Tipps er für die Einführung für größere Teams und Unternehmen hat.

Was macht ihr und warum erfasst ihr eure Zeit?

Der Käfer Party Service zählt zu den weltweit führenden Eventcaterern. Als Full-Service-Anbieter mit einem umfangreichen internationalen Netzwerk organisieren wir jährlich rund 2.000 Veranstaltungen und bewirten etwa 200.000 Gäste. Unser Ziel ist es, außergewöhnliche Events zu schaffen, die Maßstäbe setzen. Ob private oder geschäftliche Veranstaltungen, Hochzeiten oder Events im kleineren Rahmen in und um München – wir entwickeln für jede Veranstaltung das passende Konzept und setzen die Visionen unserer Kunden mit viel Herz, Charme und Begeisterung um. Dabei steht für uns Qualität, Innovation und Kundenzufriedenheit im Mittelpunkt. Bei der Planung und Umsetzung einer Veranstaltung fallen viele kreative Arbeitsstunden unserer Mitarbeiter an – vom Erstgespräch mit dem Kunden bis hin zur Durchführung des Events vor Ort. Für eine effiziente Einsatzplanung und ein hochwertiges Kundenerlebnis sind daher ein gutes Zeitmanagement und Kostentransparenz entscheidend. Genau hier setzen wir timeBuzzer ein.

Was hat sich seit der Nutzung von timeBuzzer verbessert?

Mit timeBuzzer haben wir erstmals eine Lösung gefunden, die uns bei der Projekt- und Eventzeiterfassung unterstützt – ganz ohne zusätzlichen Personalaufwand oder umständliche Zeitnachweise auf Papier oder in Tabellenkalkulationen. Die Anwendung bietet uns die nötige Transparenz sowie wertvolle Einblicke in die Kosten- und Ressourcenentwicklung. Dank der schnellen und einfachen Auswertung können Veranstaltungen zügiger abgerechnet und künftige Projekte effizienter geplant werden.

Welche Tipps hast du für andere, die mit timeBuzzer starten?

1. Führe das Tool schrittweise ein

Wir haben timeBuzzer in zwei Phasen eingeführt: Zuerst testete eine Pilotgruppe das Tool, gab wertvolles Feedback für die Rollout-Kommunikation und unterstützte anschließend als Multiplikatoren den unternehmensweiten Rollout. Nach der erfolgreichen Pilotphase konnten wir das Tool direkt im gesamten Unternehmen einführen.

2. Hardware steigert die Akzeptanz Die physischen Buzzer haben sofort für Begeisterung gesorgt. Die Mitarbeitenden waren motiviert, ihre Zeiten spielerisch zu „buzzern“. Das machte den Einstieg leicht und förderte die regelmäßige Nutzung. 3. Mobile App für eine einfache Erfassung vor Ort

Die Kombination mit den mobilen Apps ermöglicht uns eine einfache Zeiterfassung auch außer Haus und auf den Veranstaltungen, wodurch alle direkt überzeugt waren.