In dieser Case Study haben wir Dr. Harald Lindemann von Lindemann Legal gefragt, welche Ergebnisse er seit der Einführung von timeBuzzer erzielt hat — und welche Tipps er für Dich hat.
Warum erfasst du deine Zeit?
Ich bin selbständiger Rechtsanwalt mit den Schwerpunkten Gesellschaftsrecht, M&A, Um- und Restrukturierung mit 25+ Jahren Berufserfahrung, davon 18 Jahre Partner einer überörtlichen Sozietät mit Büros in München und Hamburg und dem Fokus auf Gesellschafts- und Steuerrecht sowie Transaktionen. Neben meiner anwaltlichen Tätigkeit bin ich Aufsichtsratsvorsitzender zweier Industrieunternehmen sowie Vorstand einer gemeinnützigen und einer Familienstiftung mit verschiedenen unternehmerischen Beteiligungen im In- und Ausland.
Meine Tätigkeit als Rechtsanwalt rechne ich nach Zeitaufwand zu einem bestimmten Stundensatz ab. Eine präzise und transparente Erfassung der auf einem Mandat verwendeten Zeiten ist nicht nur für mich sondern auch für meine Mandanten wichtig. Gesetzlich bin ich als Rechtsanwalt verpflichtet, bei der Abrechnung nach Zeitaufwand meinem Auftraggeber einen detaillierten Einzelstundennachweis zusammen mit der Rechnung zu übermitteln.
Was hat sich seit der Nutzung von timeBuzzer zum Besseren verändert?
Die Erfassung meiner Arbeitszeit gehört für mich seit Beginn meiner anwaltlichen Tätigkeit vor 25 Jahren dazu. Anfänglich erfolgte die Zeiterfassung handschriftlich, dann irgendwann in einer Excel-Tabelle bis mit der Einführung von Kanzleimanagementprogrammen die ersten Stoppuhren dazu kamen, mit denen man die aufgewandte Zeit mehr oder eher weniger gut erfassen konnte. Im Anschluss war häufig die händische Nachbearbeitung eines Zeiteintrags oder seine konkrete Zuordnung zu einem Mandat bzw. Projekt erforderlich, was ebenso wie Excel-Tabellen und andere Tools die Fehleranfälligkeit erhöhte.
Mit timebuzzer, insbesondere dem Hardware-Buzzer, der vor mir auf dem Schreibtisch steht, kann ich nun z.B. bei einem Anruf, der mich bei der Vertragsgestaltung für einen Mandanten unterbricht, sofort mit einer Handbewegung in wenigen Sekunden das Mandat und Projekt wechseln. Auf diese Weise gehen in einem hektischen Arbeitstag mit vielen Wechseln zwischen verschiedenen Projekten und Aufgaben keine Zeiten „verloren“. Anhand verschiedenen Mandanten zugeordneter Farben sehen ich auf einen Blick, ob ich gerade Zeiten erfasse und ggf. auch für wen. Kein lästiges Suchen oder Öffnen des richtigen Fensters, kein Blick auf die Uhr, um Start- bzw. Endzeit zu erfassen, keine Übertragungsfehler.
Da ich für meine Rechnungsstellung gegenüber Mandanten und die gesamte Buchführung Lexware verwende, hat es mit der Einführung der Schnittstelle zwischen timebuzzer und Lexware noch einmal einen großen Produktivitätsschritt für mich gegeben. Mit wenigen Mausklicks filtere ich bei der monatlichen Abrechnung die erfassten Zeiten nach Mandanten und Projekten und erstelle so in wenigen Minuten eine versandfertige und ordnungsgemäße erfasste Rechnung mit einem detaillierten, bei Anwälten obligatorischen nachvollziehbaren und detaillierten Einzelstundennachweis per individualisierbarem pdf-Ausdruck für den Mandanten. Was mich früher durch den Wechsel zwischen verschiedenen Systemen mit händischem Nachtrag von Zeiten und Tätigkeitsbeschreibung regelmäßig einen halben bis ganzen Sonntag einschließlich Umsatzsteuervoranmeldung und laufender Buchführung gekostet hat, geht nun in wenigen Minuten. Durch diese nahtlose Bearbeitung zwischen der täglichen Zeiterfassung und der Abrechnung am Monatsende hat sich mein Volumen an abrechenbarer Zeit – zumindest gefühlt – erhöht, da mir keine Zeiten mehr „verloren“ gehen.
Welche Tipps hast Du für andere?
Sich an timebuzzer zu gewöhnen geht SEHR schnell. Der Hardware-Buzzer selbst ist in weniger als zwei Minuten eingerichtet. Über die Weboberfläche kann ich mit wenigen Klicks neue Mandanten oder für die einzelnen Mandanten neue Projekte anlegen. Gut ist, dass man ein Projekt, z.B. in meinem Fall „gesellschaftsrechtliche Beratung“ als häufig vorkommende Projektbeschreibung, auch mehreren Mandanten zuweisen kann. So entfällt das Erfordernis, gleichlautenden Projekte bei jedem neuen Mandanten wieder neu anlegen zu müssen.
Der Hardware-Buzzer ist für mich ein geniales Gadget, da es nach kurzer Gewöhnungszeit zum Automatismus geworden ist, zu Beginn einer Tätigkeit oder dem Wechsel zwischen verschiedenen Projekten immer den Hardware-Buzzer zu nutzen, um minutengenau die Zeiten Mandanten und Projekten zuzuordnen. Sehr hilfreich ist auch, dass man über die Buzzer-App direkt eine Tätigkeitsbeschreibung erstellen und im Laufe des Tages erfasste Zeiten bei Bedarf mit wenigen Mausklicks anpassen kann.
