Wer kennt es nicht? Man kommt abends geschafft und ein wenig unzufrieden aus dem Büro, weil man nicht das geschafft hat, was man sich für den Tag vorgenommen hat. Dafür kann es viele Gründe geben. Vielleicht überlädst du dich und nimmst dir zu viel vor. Vielleicht verstrickst du dich aber auch in mehreren Aufgaben gleichzeitig und bringst so kaum etwas zu Ende. Ein unerfüllter Arbeitstag kann aber auch am nicht enden wollenden Chaos in deinem Büro liegen. Papierberge und Werbegeschenke lenken dich von deiner eigentlichen Arbeit ab, das wichtige Dokument, das du unbedingt benötigst, ist einfach nicht zu finden. Zu guter Letzt kommen im 30 Minuten Takt auch noch Anrufe bei dir an, für die doch eigentlich dein Kollege zuständig ist. Wir haben dir einige einfache Tipps zusammengestellt, mit deren Hilfe du nicht nur deine eigene Büroorganisation, sondern gleich die Produktivität des ganzen Teams verbessern kannst.
Praktische Tipps und Tools für mehr Ordnung im Büro
Die wichtigste Basis für einen produktiven Arbeitstag und das Wohlfühlambiente im Büro ist Ordnung. Nur, wenn dein Schreibtisch aufgeräumt ist und alle Materialien an Ort und Stelle sind, kannst du ungestört arbeiten. Als Faustregel gilt, dass immer nur das auf deinem Schreibtisch liegen sollte, was du zur Bearbeitung der aktuellen Aufgabe benötigt. Alles andere gehört weder auf deinen Schreibtisch, noch auf einen Papierhaufen daneben.
Alle anderen Utensilien und Unterlagen sollten einen festen Platz haben. So weißt du immer, wo du deine Unterlagen nach Fertigstellung einer Aufgabe ablegen kannst und vermeidest gleichzeitig langes Suchen nach Dokumenten. Du sparst einfach wertvolle Zeit.
Der wohl kritischste Punkt in der Organisation eines jeden Büros ist die Ablage. Dieser magische Ort zieht Unordnung und Chaos nur so an. Und was einmal hier gelandet ist, verlässt diesen Ort mit ziemlich großer Wahrscheinlichkeit auch nicht wieder. Diesen Teufelskreis musst du unterbrechen. Eine Ablage kann sinnvoll zum chronologischen Abarbeiten deiner To-Do-Liste – zu der ich später in diesem Artikel noch komme – sein. Sie darf aber keine dauerhafte Herberge für Papier darstellen.
Ähnlich verhält es sich mit deinem E-Mail-Postfach. Räum es auf. Bei den meisten gehen täglich dutzende E-Mails ein. Ein großer Teil davon ist Werbung, die für dich uninteressant ist. Trenne dich von diesen Mails und lasse sie nicht wochenlang in deinem Posteingang. Für alle anderen Mails kann es sich lohnen, ein Ablagesystem anzulegen. Dieses kann entweder nach Kunden, Zulieferern oder vielen anderen Aspekten sortiert sein und Unterordner beinhalten. Wenn du mit einem CMS oder ERP arbeitest, kannst du außerdem direkt Aufgaben zu den einzelnen Mails anlegen und sie deiner To-Do-Liste hinzufügen.
Der letzte entscheidende Punkt zur Ordnung deines Büros ist die Kommunikation. Die Organisation von eingehenden Anrufen, Post und interner Kommunikation sollte zentral so gesteuert werden, dass jeder an die für ihn notwendigen Informationen gelangt, ein Brief aber nicht durch zehn Hände laufen muss, bis er an der richtigen Stelle ankommt. Das erspart dir und auch deinem Kunden am Telefon Zeit und Nerven.
Ordnungssysteme im Büro
Um die Ordnung im Büro herzustellen und anschließend auch beizubehalten, können verschiedene Ordnungssysteme helfen. Für die Organisation von Daten, die sich auf deinem Rechner befinden, eignet sich verschiedene Software. Mittlerweile gibt es für jeden Bedarf das richtige Tool oder Plugin. Eine digitale Ordnung erleichtert es dir und deinen Kollegen, Daten und Dokumente, die zum Teil von mehreren benötigt werden, jederzeit schnell zu finden.
Ein weitaus größeres Problem stellt allerdings selbst heute noch die Organisation von physischen Papieren dar. Jeder kennt Büros voller Akten- und Papierberge und weiß, dass dort niemand voll konzentriert arbeiten kann. Deswegen stellen wir dir nun einige Möglichkeiten vor, deinen Papierkrieg in den Griff zu bekommen.
Ordnungssysteme für Briefe
Die tägliche Post sollte zentral gesammelt und sortiert werden. Anschließend kann sich jeder Mitarbeiter seine Post aus einer Ablage abholen. Wenn dir deine Post bis auf deinen Schreibtisch geliefert wird, ist das zwar eine nette Geste, trägt aber nicht zu einem stets aufgeräumten Büro bei. Die bessere Alternative sieht so aus, dass du deine Post abholst, wenn deine To-Do-Liste zeigt, dass es Zeit dafür ist. So vermeidest du nicht nur Papierberge, sondern auch die Gefahr, dass nicht jeder Brief bearbeitet wird.
Ordnungssysteme für Ordner und Akten
Wenn ein Blatt Papier den Weg in die richtige Akte bereits gefunden hat, ist die schwerste Arbeit bereits getan. Der Lagerort von Ordnern und Akten ist aber nicht unerheblich. Jeder Ordner und jede Akte sollten einen festen Platz haben. Zusammengehörige Themengebiete sollten zusammen gelagert und nach chronologischer Reihenfolge sortiert werden. Dafür gibt es spezielle Ordnungssysteme für Ordner und Akten, die du online oder im Fachmarkt erwerben kannst.
Ordnungssysteme für Schreibutensilien
Was für Papierberge gilt, gilt auch für deine Kugelschreibersammlung. Sie gehört nicht auf deinen Tisch. Kullis, Locher, Post-its und Co. lassen in Schreibtischschubladen oder Rollcontainer organisieren. Besonders für die kleineren Teile empfiehlt sich eine spezielle Einlage für die Schublade.
Büromanagement
Wenn das Büro erstmal aufgeräumt und dein E-Mail-Postfach sortiert ist, bleibt es noch, an dir selbst zu arbeiten. Hier geben wir dir einige nützliche Tipps, wie du deinen Büroalltag effektiver gestalten kannst.
Erstelle eine To-Do-List
To Do Listen werden oft falsch verstanden. Sie sind keine Merkzettel oder Erinnerungsstützen. Richtig angewendet helfen sie dir, dich selber kennenzulernen, zu verbessern und deine Ziele zu erreichen. Nimm dir also jeden Morgen fünf Minuten Zeit und schreibe auf, was du heute schaffen möchtest. Finde einen Umfang, der dich zwar fordert, aber realistisch ist. Anfangs wirst du die Zeit, die eine Aufgabe benötigt, über- oder unterschätzen. Nach ein paar Tagen klappt das schon besser und du kannst deine Zeiten so nach und nach verbessern. Wichtig ist allerdings, dass du dir feste Phasen für deine Pausen setzt.
Mach Pausen
Wer hektisch vor dem Bildschirm seines Computers eine Scheibe Brot verschlingt, spart sich dadurch keine Zeit. Er wird ineffektiver. Dein Körper braucht zwischendurch kleine Pausen, in denen du für einen kurzen Moment abschalten und ihn mit wichtigen Nährstoffen versorgen kannst. Nimm dir Zeit zum Essen, geh ein paar Meter über den Flur oder schnapp frische Luft.
Das Schlimmste immer zuerst
Mache es dir zur Gewohnheit, die schlimmsten Aufgaben immer als erstes fertigzustellen. Wer unschöne Arbeiten nach hinten schiebt, neigt dazu, sich mit den schöneren Dingen weitaus länger zu beschäftigen als nötig. Oder sie gar auf morgen oder nächste Woche zu verschieben. Wenn du morgens deine To-Do-Liste schreibst, arbeite dich von den schlimmen zu den schönen Aufgaben.
Schwöre unschönen Gewohnheiten ab
Die falschen Gewohnheiten stehen dir oft im Weg. Wer es sich zur Gewohnheit gemacht hat, vor dem Beginn der eigentlichen Arbeit erst einmal seine Timeline bei Facebook zu checken oder einen Plausch mit der Lieblingskollegin zu halten, schafft deutlich weniger und ist in den meisten Fällen auch stärker gestresst. Das liegt daran, dass über den Tag langsam aber sicher ein innerlicher Druck entsteht, der dir sagt, dass du deine Arbeit heute nur mit Mühe oder Überstunden schaffen wirst. Das Ablegen von angenehmen Gewohnheiten ist zwar schwer, lohnt sich aber. Und spätestens nach 30 Tagen hast du es geschafft.
Kein Multitasking
Multitasking ist ein absoluter Effizienzkiller. Wenn du versucht, drei Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen, wird nachher vermutlich keine Einzige fertig – und die Qualität deiner Arbeit lässt außerdem zu wünschen übrig. Arbeite deine To-Do-Liste chronologisch ab und mache eine Aufgabe nach der anderen.
Keine Ablenkung
Vermeide jegliche Ablenkung während deiner produktiven Phasen. Gegenstände, die deine Aufmerksamkeit ungewollt auf sich ziehen, gehören nicht in dein Blickfeld. Genauso wenig gehört dein privates Smartphone auf den Tisch oder der Kollege daneben. Du musst nicht immer sofort parat stehen, wenn auf Instagram eine neue Nachricht eingeht oder dein Kollege dir von seinen Kindern erzählen möchte. Für solche Dinge planst du täglich deine Pausen ein.
Vermeide übertriebenen Perfektionismus
Qualität ist gut, übertriebener Perfektionismus lässt dich das Büro allerdings niemals verlassen. Finde den richtigen Grad und höre auf, an Arbeiten weiter zu arbeiten, die schon lange abgeschlossen sind. Wer übertrieben perfektionistisch ist, ist oft unnötig gestresst und schafft bei weitem nicht das Arbeitspensum, das von ihm verlangt wird. Aber sicherlich nicht, weil er es nicht leisten könnte.
Und nun wünschen wir dir viel Spaß mit deiner neuen Büroorganisation.
