In dieser Case Study haben wir mit Philippe Linder, Inhaber und Geschäftsführer der Linder Management GmbH, darüber gesprochen, wie sie timeBuzzer über die offene API mit Asana, Outlook und bexio verbinden und so einen durchgängigen digitalen Arbeitsprozess schaffen, und welche Tipps er anderen für Zeiterfassung und Automatisierung gibt.

Was macht ihr und warum erfasst ihr eure Zeit?

Ich bin Inhaber und Geschäftsführer der Linder Management GmbH in der Schweiz. Wir beraten und unterstützen Unternehmen und Unternehmensgruppen, insbesondere aus der Sport-, Bike-, Schuh- und Fashionbranche, in den Bereichen Digitalisierung, Daten & Reporting, Prozessoptimierung sowie Automatisierung und KI. Unsere Arbeit ist stark projekt- und mandatsbezogen. Dabei betreuen wir sowohl einzelne Unternehmen als auch Unternehmensgruppen und arbeiten häufig parallel an unterschiedlichen Projekten und Aufgaben. Ein Arbeitstag besteht deshalb nicht aus wenigen großen Zeitblöcken, sondern aus vielen unterschiedlichen Tätigkeiten: von Beratung und Projektmanagement über Datenanalyse und Softwarekonzeption bis zur Entwicklung und Betreuung automatisierter Prozesse und Schnittstellen. Eine präzise Zeiterfassung ist für uns deshalb zentral. Wir möchten nicht nur wissen, wie viel Zeit wir arbeiten, sondern vor allem, für welchen Kunden, welches Mandat und welche konkrete Aufgabe diese Zeit eingesetzt wurde. Diese Informationen bilden die Grundlage für eine korrekte Verrechnung, schaffen Transparenz über den tatsächlichen Aufwand unserer Mandate und helfen uns gleichzeitig bei Planung, Priorisierung und Wirtschaftlichkeitsanalyse. Entscheidend ist für uns, dass sich die Zeiterfassung möglichst einfach in den täglichen Arbeitsablauf integrieren lässt. Je weniger administrativer Aufwand für die Erfassung und korrekte Zuordnung einer Leistung notwendig ist, desto zuverlässiger und wertvoller sind die daraus entstehenden Daten.

Was hat sich seit der Nutzung von timeBuzzer verbessert?

timeBuzzer hat unsere Zeiterfassung vor allem in zwei Punkten wesentlich verbessert: Die Erfassung selbst ist sehr einfach und schnell und gleichzeitig lässt sich timeBuzzer hervorragend in unsere eigene Systemlandschaft integrieren. Im Arbeitsalltag ist gerade die einfache Bedienung ein großer Vorteil. Wir können zwischen verschiedenen Kunden, Mandaten und Tätigkeiten wechseln und die tatsächlich geleistete Zeit unmittelbar erfassen. Dadurch sinkt das Risiko, dass kleinere Tätigkeiten, kurze Telefonate, Abklärungen oder Arbeiten zwischen größeren Aufgaben nicht erfasst werden. Besonders wertvoll ist für uns inzwischen aber die API von timeBuzzer. Wir haben begonnen, die Zeiterfassung nicht mehr als isoliertes System zu betrachten, sondern sie mit unseren anderen Arbeitsprozessen zu verbinden. Unsere Kunden- und Mandatsstrukturen werden zentral verwaltet und mit Asana, Outlook, bexio und timeBuzzer verknüpft. Aufgaben aus Asana können dadurch der richtigen Kunden- und Leistungsstruktur zugeordnet werden, während die in timeBuzzer tatsächlich erfassten Zeiten für Abrechnung, Controlling und Planung zur Verfügung stehen. Über eigene Automatisierungen und Azure Functions reduzieren wir dabei zunehmend manuelle Pflege und redundante Dateneingaben. Damit entwickelt sich timeBuzzer für uns von einer reinen Zeiterfassung zu einem wichtigen Bestandteil eines durchgängigen digitalen Prozesses, von der Aufgabe bis zur tatsächlich geleisteten und verrechenbaren Zeit. Einen seriösen pauschalen Wert für die eingesparte Zeit möchte ich aktuell noch nicht nennen. Der Nutzen zeigt sich für uns stärker in der Kombination aus weniger Administration, höherer Datenqualität und einer vollständigeren Erfassung unserer Leistungen. Gerade kleinere Tätigkeiten, die früher leichter vergessen wurden, lassen sich heute wesentlich konsequenter erfassen und einem Kunden oder Mandat zuordnen. Was mir an timeBuzzer besonders gefällt, ist die Kombination aus extrem einfacher Zeiterfassung im Alltag und einer offenen, gut nutzbaren API im Hintergrund. So können wir die Benutzerfreundlichkeit von timeBuzzer beibehalten und gleichzeitig sehr individuelle und zunehmend KI-gestützte Prozesse darum herum aufbauen.

Welche Tipps hast du für andere, die mit timeBuzzer starten?

1. Zeiterfassung so einfach wie möglich machen: Eine Zeiterfassung funktioniert aus meiner Sicht nur dann dauerhaft, wenn sie im Arbeitsalltag praktisch keine zusätzliche Hürde darstellt. Genau hier liegt für mich eine große Stärke von timeBuzzer. Mein Tipp ist deshalb, nicht mit zu viel Komplexität zu starten, sondern zunächst einen einfachen und intuitiven Erfassungsprozess aufzubauen. 2. Die Struktur von Anfang an mit Blick auf die spätere Nutzung aufbauen: Bevor man Kunden, Projekte und Tätigkeiten anlegt, sollte man sich überlegen, was man mit den erfassten Daten später machen möchte. Bei uns geht es beispielsweise nicht nur um Arbeitszeit, sondern auch um die eindeutige Zuordnung zu Kunden, Mandaten, Aufgaben und verrechenbaren Leistungen. Eine gute Struktur zahlt sich später bei Abrechnung, Controlling, Reporting und Automatisierungen aus. Gleichzeitig sollte sie nur so detailliert sein, wie sie im Alltag tatsächlich konsequent genutzt werden kann. 3. Die API nutzen und timeBuzzer mit bestehenden Prozessen verbinden: Wer bereits mit Systemen wie Asana, Outlook, einem ERP oder anderen Business-Anwendungen arbeitet, sollte sich unbedingt mit der API beschäftigen. Wir verbinden timeBuzzer inzwischen mit Asana, Outlook und bexio und automatisieren Teile dieser Prozesse über eigene Azure Functions. Dadurch müssen Informationen nicht in jedem System separat gepflegt werden und die tatsächlich geleistete Zeit kann mit den dazugehörigen Aufgaben, Kunden und Mandaten zusammengeführt werden. Mein wichtigster Tipp: Zeiterfassung nicht als isolierte administrative Aufgabe betrachten, sondern als Teil des gesamten digitalen Arbeitsprozesses. Genau dann wird aus den erfassten Zeiten eine wirklich wertvolle Datengrundlage.