Kostenlose Zeiterfassung

Arbeitszeiten kategorisch zu erfassen ist aufwändig und wird häufig als lästig empfunden.

Um sich das Leben leichter zu machen ist es wichtig das richtige Tool für sich auszuwählen, damit Zeiterfassung so einfach und schnell wie möglich erledigt werden kann.
Im folgenden Artikel erfährst du, welche kostenlosen Möglichkeiten und Tools dir zur Auswahl stehen und wann du besser zu einer professionellen Lösung greifen solltest. Dabei liegt der Fokus auf projektbasierter Zeiterfassung und nicht auf klassischer Arbeitszeiterfassung (Komm-, Geh- und Pausenzeiten.)

 

Möglichkeiten zur kostenlosen Zeiterfassung

 

Kostenlose Zeiterfassung per Excel, Open Office oder Google Sheets


Eine Möglichkeit, wie du deine Arbeitszeiten erfassen kannst ist Microsoft Excel, eine Tabelle in Open Office oder Google Sheet. Dabei kannst du ganz einfach eine Tabelle erstellen, in welche du deine gearbeiteten Zeit für verschiedene Kunden und Projekte einträgst. Eine Tabelle könnte sich beispielsweise aus folgenden Spalten zusammensetzen:

  • Datum
  • Projekt, Kunde, Tätigkeit, Kostenstelle…
  • Startzeit
  • Endzeit
  • Dauer (Endzeit – Startzeit)

Natürlich kann die Tabelle nach Belieben erweitert werden. Es können ganze Stundenkonten geführt, Zeitbudgets verwaltet und Auswertungen erstellt werden. Um nicht von “Null” starten zu müssen gibt es im Netz verschiedene Vorlagen, die man übernehmen bzw. an welchen man sich orientieren kann. Auf zeiterfassungonline.com gibt es Anleitungen und Excel- sowie PDF-Vorlagen zur kostenlosen Zeiterfassung.

Vorteile:

  • Kostenlos
  • Hohe Individualisierbarkeit

Nachteile:

  • Hohe Disziplin erforderlich
  • Hoher Zeitaufwand bei der Dokumentation
  • Erfassung mit unterschiedlichen Geräten und Nutzer gestaltet sich schwierig
timeBuzzer mobile app mockup - deutsche version

Kostenlose Zeiterfassung per Smartphone App

Wer viel unterwegs ist kann alternativ auf eine der etlichen Zeiterfassungs Apps im Play Store von Google oder im App Store von Apple verwenden. Hier gibt es eine Vielzahl an kostenlosen Apps. Hier muss man allerdings beachten, dass die meisten “kostenlosen” Apps Werbung schalten oder in den Funktionen begrenzt sind. Möchte man diese vollumfänglich verwenden, fallen einmalige oder monatliche Gebühren an. Die mobile App von timeBuzzer ist bereits in der kostenlosen Basis Version erhältlich.


Vorteile:

  • Große Auswahl
  • Einfache Erfassung von unterwegs

 

Nachteile:

  • Häufig nur für Einzelnutzer und keine Funktionen für Team-Zeiterfassung
  • Viele Apps sind “App Only” und bieten keine weiteren Apps für Desktop, Web etc…

Kostenlose Zeiterfassung am PC per Online Tool oder Web-App

Während unterwegs eine App für das Smartphone in der Regel die beste Möglichkeit zur Dokumentation von geleisteter Arbeitszeit darstellt, möchte man im Büro dagegen seine Zeiten lieber Online im Browser oder per App auf dem PC erfassen.
Ein sehr einfaches kostenloses Online Tool zur Zeiterfassung im Web bietet ebenfalls zeiterfassungonline.com. Mit diesem Tool kannst du ohne Account online deine Zeiten eintragen und als PDF Bericht exportieren. Dies kannst du zum Beispiel deinen Rechnungen als Zeitnachweis beifügen.
Wer mehr Funktionen, Auswertungsmöglichkeiten benötigt, sollte stattdessen eher zu einer Web App greifen mit einem persönlichen Benutzerkonto. Wie bei den mobilen Apps gibt es auch hier eine Vielzahl an Lösungen. Welche am besten passt, hängt von den jeweiligen Anforderungen ab.

timeBuzzer kannst du auch online in deinem Browser per Web App verwenden. Besonders, wenn du nicht alleine sondern in einem Team arbeitest, ist diese Variante hervorragend geeignet. Alle erfassten Zeiten lassen sich gemeinsam auswerten und verwalten. Du kannst sie anschließend als Excel-Datei oder PDF downloaden. Während du mit den meisten Zeiterfassungssoftwares deine Zeiten lediglich auf “Projekte” erfassen kannst, bietet unsere Lösung die Möglichkeit, Zeiten in bis zu drei Ebenen zu erfassen. Wie du diese Ebenen benennst bleibt komplett dir überlassen. Dadurch kannst du deine Zeit beispielsweise auch nach “Kunden”, “Aktivitäten”, “Kostenstellen”, “Tickets” oder beliebige andere Kategorie erfassen. Auf diese Weise passt sich unsere Software an dich an und deine Arbeitsweise an und nicht andersherum. Die timeBuzzer Software ist mit beschränktem Funktionsumfang kostenlos erhältlich.

Ein timeBuzzer Review findest du beispielsweise im Magazin von Zeiterfassungonline, wo regelmäßg Zeiterfassungstools vorgestellt werden.

timeBuzzer desktop app mockup with buzzer

Kostenlose Zeiterfassung am PC per Desktop App (Windows/ Mac…)

Mit der timeBuzzer Desktop-App kannst du deine Arbeitszeiten übersichtlich und strukturiert am PC erfassen. Apps gibt es für Windows als auch für den Mac. Sie ist übersichtlich gestaltet, sodass du Kunden und Projekte durch farbige Kacheln schnell unterscheiden kannst. Du kannst timeBuzzer individuell auf dich anpassen. Lege deine Kategorien in bis zu drei Ebenen an. Ob du in Kunden, Projekte, Mandaten oder andere Kategorien unterscheiden möchtest, kannst du frei bestimmen. Außerdem hast du die Möglichkeit, zu jeder erfassten Zeit eine Notiz zu hinterlegen. So behaltest du und dein Team immer den Überblick über den aktuellen Stand bei einem Kunden oder Projekt. Die Desktop-App ist übersichtlich und intuitiv zu bedienen. Hervorzuheben ist, dass die App mit einem speziell dafür entwickelten und patentierten Hardware Buzzer bedient werden kann. Dieser sorgt dafür, dass Zeiterfassung endlich Spaß macht und dass du es tatsächlich machst! Unterwegs lässt sich die App natürlich auch per Tastatur bedienen. Ohne Buzzer kann die Desktop App für Windows und Mac in der Basis Version mit eingeschränktem Funktionsumfang kostenlos verwendet werden. Wer allerdings einmal die Hardware ausprobiert hat, wird diesen nicht mehr missen wollen!

 

Fazit

In diesem Artikel wurden verschiedene Möglichkeiten zur Zeiterfassung vorgestellt. Wer keine großen Ansprüche hat, könnte bereits mit einer Excel Liste, einer einfachen mobilen App oder einem kostenlosen Online Tool für Zeiterfassung gut zurecht kommen. Allerdings erfordern diese Tools viel Disziplin, damit man diese auch tatsächlich verwendet und gleichzeitig wird man schnell an Grenzen stoßen, wenn die Anforderungen steigen oder man Zeiten im Team erfassen möchte. Darüber hinaus wird man schnell merken, dass das Kernproblem von Zeiterfassung ist, es überhaupt zu machen. Eine Excel Liste oder komplizierte Tools helfen hier eher nicht und endet meist darin, dass man am Freitagnachmittag 2-3 Stunden seine Zeiten mehr schlecht als Recht schätzt. Mit timeBuzzer soll das Vermieden werden. Die einfache Bedienung per Hardware Knopf am Schreibtisch ermöglicht einfache und schnelle Erfassung parallel zur Arbeit. Mit der Cloud, Webapp sowie Apps für Desktop und Smartphone ist timeBuzzer die optimale Lösung für Freelancer, Freiberufler sowie Teams und Unternehmen!

Zeiterfassung ist zwar ein wichtiger, aber trotzdem oftmals als lästig empfundener Punkt deiner Arbeit. Zeiterfassung muss schnell gehen, einfach und am besten kostenlos sein. Hier erfährst du einige Tipps zum Thema kostenlose Zeiterfassung.

 

 

Einfache & kostenlose Arbeitszeiterfassung individuell anpassbar

Die Möglichkeiten, deine Arbeitszeiten zu erfassen, sind sehr vielfältig. Du kannst zum Beispiel Excel oder Google Sheets nutzen oder auf eine Zeiterfassungssoftware zurückgreifen. timeBuzzer gibt dir gleich verschiedene Alternativen an die Hand. Du kannst deine Zeit erfassen, wann und wo du möchtest – einfach, schnell verständlich und exakt. Wenn du deine Zeit im Büro erfasst, kannst du den Buzzer nutzen. Er gibt der Zeiterfassung gleich eine ganz besondere Note. Aber auch unterwegs am Laptop, Tablet oder Smartphone kannst du auf deine Zeiten zugreifen und neue Arbeitszeiten erfassen – sowohl im Team als auch alleine.

Kostenlose Zeiterfassung per Desktop-App

Mit der timeBuzzer Desktop-App kannst du deine Arbeitszeiten übersichtlich und strukturiert am PC erfassen. Sie ist übersichtlich gestaltet, sodass du Kunden und Projekte durch farbige Kacheln schnell unterscheiden kannst. Du kannst timeBuzzer individuell auf dich anpassen. Lege deine Kategorien in bis zu drei Ebenen an. Ob du in Kunden, Projekte, Mandaten oder andere Kategorien unterscheiden möchtest, kannst du frei bestimmen. Außerdem hast du die Möglichkeit, zu jeder erfassten Zeit eine Notiz zu hinterlegen. So behaltet du und dein Team immer den Überblick über den aktuellen Stand bei einem Kunden oder Projekt. Die Desktop-App ist übersichtlich und intuitiv zu bedienen – mit oder ohne den Buzzer.

Kostenlose Zeiterfassung online

Du kannst timeBuzzer aber auch online in deinem Browser verwenden. Besonders, wenn du nicht alleine sondern in einem Team arbeitest, ist diese Variante hervorragend geeignet. Alle erfassten Zeiten lassen sich gemeinsam auswerten und verwalten. Du kannst sie anschließend als Excel-Datei oder PDF downloaden. Mit der online Zeiterfassung von timeBuzzer hast du immer den Überblick über die Aktivitäten und den Fortschritt deines Teams.

Zeiterfassung per Buzzer

Der Buzzer ist ideal, wenn du deine Zeiten im Büro erfasst. Durch seine ergonomische Oberfläche, dem Aluminiumgehäuse und den rutschfesten Fuß, ist er sehr hochwertig und vermittelt dir beim Zeiterfassen auch genau dieses Gefühl. Er verfügt außerdem über einen Näherungssensor, Micro-USB-Buchsen für unterschiedlich lange Kabel und einer LED-Beleuchtung, die während des Arbeitens aktiv ist.

Kostenlose Zeiterfassung per Handy-App

Die Handy-App ist das Must-have für Reisende, digitale Nomaden und jeden, der nicht immer am gleichen Schreibtisch arbeitet. Sie gibt dir genau die Freiheit, die du dir beim Arbeiten wünscht. Die Handy-App für iOS und Android wird kurzfristig erscheinen. Dann kann die unkomplizierte Zeiterfassung via Smartphone auch für dich beginnen.

Kostenlose Zeiterfassung mit Excel

Eine weitere Möglichkeit für kostenlose Zeiterfassung bietet Excel. Da du bei Excel eine Tabelle erstellen musst, um Zeiten zu erfassen, kannst du diese natürlich individuell an dich und deine Bedürfnisse anpassen. Meistens bestehen Excel Tabellen zur Zeiterfassung aus folgenden Spalten:

  • Datum
  • Arbeitsbeginn
  • Arbeitsende
  • Pausen
  • Nettozeit

So müssen bei Arbeitsbeginn und bei Arbeitsende die jeweiligen Uhrzeiten eingetragen werden. Wenn die Arbeitszeit unterbrochen wurde, können Pausen eingetragen werden. Mit folgender Formel berechnet die Tabelle unter “Nettozeit” nun selbst, wie viel Zeit abzüglich der Pausen benötigt wurde:

“Nettozeit = (Arbeitsende – Arbeitsbeginn) – Pausen”

Diese Tabelle reicht aus, um Zeiterfassung kostenlos realisieren zu können. Natürlich kann die Tabelle nach Belieben erweitert werden. Es können ganze Stundenkonten geführt, Zeitbudgets verwaltet und Auswertungen erstellt werden.

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