Rechnung schreiben

Als Unternehmen oder Selbstständiger ist es eine Pflicht nach erbrachter Leistung oder Verkauf des Produkts eine Rechnung zu erstellen.

Die Übermittlung der Rechnung kann in Papierform oder auf elektronischem Wege erfolgen.

Die elektronische Rechnung kannst du wie folgt weiterleiten:

–    Im Anhang einer Email als PDF

–    Als Download auf der Webseite

–    Per Übertragung durch ein Fax.

Dies bietet deinem Unternehmen hohe Einsparungen. Dennoch gibt es einige Punkte zu beachten. Das Einverständnis des Empfängers ist bei der elektronischen Übermittlung als Pflicht anzusehen. Dies kann durch eine Regelung in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, eine Zustimmungserklärung im Vorfeld oder im Nachhinein erfolgen. Andernfalls kann die Zustimmung auch im mündlichen Gesprächsverlauf entgegengenommen werden.

Bevor die Rechnung geschrieben wird, solltest du folgendes wissen:

–    Rechnungen an Unternehmen müssen innerhalb von sechs Monaten nach der Erbringung der Leistung gestellt werden

–    Eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren ist vorhergesehen

–    Sofern der Leistungsempfänger eine Gutschrift ausstellt, musst du keine gesonderte Rechnung schreiben

–    Deine Bankverbindung sollte auf der Rechnung vorzufinden sein, ebenso wie ein Zahlungsziel

–    Um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden, kannst du dein Rechnungsmuster beim Steuerberater prüfen lassen

–    Rechnungen erfordern keine Unterschrift

–    Wird die Regelung für Kleinunternehmer in Anspruch genommen, darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen, wenn du die Rechnung schreibst

–    Die Kleinstbetragsrechnung für Beiträge unter 150€ ermöglicht eine Abweichung von den Pflichtangaben auf der Rechnung

–    Ebenfalls gibt es zahlreiche Rechnungsprogramme, die dir bei der Erstellung der Rechnung mit Vorlagen, Mustern und Beispielen behilflich sind

Rechnungsvorlage

Wenn du das nun geregelt hast, kannst du mit der Erstellung der Rechnung beginnen. Dabei kannst du dich an Rechnungsvorlagen orientieren. In diesen finden sich alle wichtigen Angaben wieder. Du kannst deine Rechnung individuell daran anpassen. Wie du die Pflichtbestandteile einer Rechnung platzieren kannst und ein Layout aussehen kann, zeigt folgende Infografik:

In der Rechnungsvorlage sind somit folgende Komponenten als Wichtig anzusehen:

1. Rechnungsersteller: Firmenname, Adresse des leistenden Unternehmens
2. Rechnungsempfänger: Firmenname, Adresse des Rechnungsempfängers
3. Steuernummer/ USt.-Id.Nummer: Steuernummer oder USt.-Id.Nummer des leistenden Unternehmens. Die USt.-Id.Nummer brauchst du für Lieferungen ins EU Ausland – Bei Kleinunternehmen nur Steuernummer relevant
4. Angabe Rechnung: Es muss klar sein, dass es sich um eine Rechnung/Gutschrift handelt
5. Rechnungsdatum: Datum, wann die Rechnung ausgestellt ist
6. Rechnungsnummer: Wichtig ist eine fortlaufende Rechnungsnummer
7. Leistungsdatum: Datum/Zeitraum der Leistungserstellung
8. Rechnungsposition: Art der Ware/Leistung; Menge; Einzelpreis netto; Umsatzsteuer pro Rechnungsposition ausgewiesen als Mehrwertsteuer (MwSt.); Gesamtpreis netto
9. Rechnungsbetrag netto: Rechnungssumme, auf den die MwSt. aufgeschlagen wird – bei Kleinunternehmen nicht zu berücksichtigen
10. Summe MwSt.: Mehrwertsteuersumme(n), ausgewiesen pro Umsatzsteuersatz (19%, 7%, etc.) – bei Kleinunternehmen nicht zu berücksichtigen
11. Brutto–/Zahlbetrag: Netto–Rechnungssumme + MwSt. Diesen Betrag muss der Kunde zahlen. – Bei Kleinunternehmen nur Gesamtrechnungsbetrag relevant, ohne MwSt.
12. Zahlungsfrist: Zahlungsfrist, bis wann die Rechnung bezahlt sein muss. Wenn Skonto vereinbart wurde, muss hier der Hinweis auf die Skontofrist stehen.

Rechnungsprogramm

Die Rechnungsvorlage kann aus einem Rechnungsprogramm entnommen werden. Das Programm bietet dir eine vielfältige Auswahl an Vorlagen. Eine gute Rechnungssoftware macht es dir leichter, dich zurecht zu finden. Durch den automatisierten Vorgang musst du fast nichts mehr machen – außer das Design auszuwählen und deine Rechnung zu versenden. Die Software denkt mit. Mach dir keine Sorgen um doppelt vergebene Rechnungsnummern oder einen falsch berechneten Umsatzsteuersatz. Das Programm merkt sich die Daten deiner Kunden. Die Software stellt somit sicher, dass du Fehler bei der Rechnungsstellung vermeidest und Pflichtangaben einer ordnungsgemäßen Rechnung dargelegt werden. Und das Beste: Dir wird eine professionell wirkende Rechnung zur Verfügung gestellt, ohne, dass du besonders viel dafür tust.

Wenn du den Kauf einer Rechnungssoftware planst und dadurch den Prozess der Rechnungsstellung optimieren möchtest, solltest du folglich aufpassen. Es gibt einige Punkte bei der Anschaffung zu beachten.

–    Pass die Software deiner Unternehmensgröße an: Extrem funktionsreiche Systeme können gerade zu Beginn zu einem erheblichen Mehraufwand führen.

–    Pass die Software deiner Geschäftstätigkeit an: Dein System sollte den Funktionsumfang bieten, den du tatsächlich nutzt. Tools, die vorhanden sind aber nicht genutzt werden, weisen komplizierte Vorgänge auf.

–    Schnittstellen zu Vor– und nachgelagerten Systemen: Wenn große Mengen verarbeiten werden müssen, wird eine automatische Anbindung an nachgelagerte Buchhaltungssysteme empfohlen. Die notwendigen Schnittstellen sollten vorhanden sein.

–    Intuitive Benutzerführung: Die Software soll dir Arbeit abnehmen und Zeit sparen.

–    Erweiterungsfähigkeit: Dein Ziel ist es zu wachsen – dabei sollten sich die Anforderungen an die Rechnungssoftware daran anpassen können.

–    Datenschutz: Du verarbeitest mit dem Programm Kundendaten. Aufgrund dessen solltest du großen Wert auf den Datenschutz des Anbieters legen.

–    Backup und Recovery: Viele wichtige Informationen werden verarbeitet. Wichtig ist, stetig die Daten sicherzustellen und jederzeit wiederherstellen zu können.

–    Preis-/Leistungsverhältnis: Setze dich mit den Kosten verschiedener Anbieter auseinander. Der Umfang an Tools die für dich relevant sind, sollte für den Preis gewährleistet sein

Rechnung als Kleinunternehmer

Für Kleinunternehmer und Gründer, die geringe Umsätze erzielen, sind andere Bestimmungen vorhergesehen. Nach der umsatzsteuerlichen Kleinunternehmerregelung zählst du als Kleinunternehmer, wenn dein Umsatz (inkl. Umsatzsteuer)

–    im Vorjahr nicht größer als 17.500 € war,

–    im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 € nicht übersteigen wird.

Falls kein Umsatz aus dem Vorjahr vorliegt, wird der Umsatz des laufenden Jahres geschätzt und im Betriebseröffnungsbogen vom Finanzamt erfasst.

Sofern diese Grenze nicht überschritten wird, bist du von den Umsatzsteuerbefreit. Das bedeutet: Du führst keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Du schlägst keine Umsatzsteuer auf deine Rechnungen auf. Und an Dritte gezahlte Umsatzsteuer kannst du nicht abziehen (Vorsteuer).

Du bist dazu verpflichtet, Rechnungen auszustellen. Dabei ist es besonders wichtig, dass du die Kunden auf allen Rechnungen darauf hinweist, dass du Kleinunternehmer bist. Demnach werden Nachfragen und Irritationen vorgebeugt, welche die Zahlung verzögert. Eine Steuernummer muss jedenfalls auf der Rechnung erwähnt werden.