Zeitgemäße Zeiterfassung im Projektmanagement

Viele selbständige Dienstleister und Freiberufler sind darauf angewiesen, dass sie ihren Zeitaufwand und die einzelnen Projektschritte dem Auftraggeber gegenüber dokumentieren und nachweisen können. Ein mühsames Unterfangen, besonders wenn unterschiedliche Aufträge parallel bearbeitet werden. Eine ideale Zeiterfassung stellt für viele ein Problem dar. Wie lässt sich die Projektzeit optimal organisieren und dokumentieren? Handgeschrieben auf Zetteln, die dann ganz sicher auch mal verschwinden könnten? Eine Excel-Tabelle erstellen und jede für den jeweiligen Auftrag benötigte Eintragung manuell hinzufügen? Sicherlich sind beides zunächst sehr kostengünstige Lösungen, doch sie verlangen nebenher auch viel Disziplin, um alles genau einzutragen und bedeuten viel zusätzlichen Zeitaufwand. Wäre es nicht ideal, wenn es einfacher ginge? Wir haben nachfolgend drei professionelle Optionen, die eine zeitgemäße Zeiterfassung ermöglichen, genauer betrachtet. Dabei blicken wir auf die beiden Marktführer in diesem Segment der Zeiterfassung im Rahmen des elektronischen Projektmanagements und stellen diesen unsere neue und innovative Lösung gegenüber.

Was ist eigentlich Projektmanagement?

In der ISO-Norm zum Projektmanagement steht: „Projektmanagement ist die Anwendung von Methoden, Hilfsmitteln, Techniken und Kompetenzen in einem Projekt. Es umfasst das Zusammenwirken der verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklus.“ Einfacher ausgedrückt geht es um die einzelnen Phasen des Initiierens, Steuerns, Kontrollierens und Finalisierens. Im täglichen Alltag geschehen diese Dinge meist automatisch und ohne darüber nachzudenken. Bei der Umsetzung von Projekten für externe Auftraggeber bedarf es aber einer klaren zeitlichen Dokumentation, besonders, wenn unterschiedliche Personen an einem Projekt beteiligt sind.

Die drei Lösungen zur Projektzeiterfassung im Vergleich

Harvest – Schon lange am Markt

Hierbei handelt es sich um ein leistungsstarkes und umfangreiches Werkzeug, das sich an kleine bis mittelständische Unternehmen richtet. Es gibt Harvest für die mobile Nutzung unter Android und iOS, als Desktop App für Apple Computer und PCs. Außerdem liegt es als Add-on für Chrome und Safari vor. Mittels einer API-Schnittstelle lassen sich die Daten in eine große Anzahl externer Programme übertragen. Die Zeit wird entweder über die Stoppuhr Funktion erfasst oder nach Abschluss des Arbeitsabschnittes manuell eingetragen. Jedem Zeitabschnitt lassen sich entsprechende Notizen wie Art der Arbeit, der entsprechende Kunde und das jeweilige Projekt zuordnen. Die Projektebenen und Projektbeziehungen sind allerdings fest vorgegeben. Eine Besonderheit von Harvest ist die Teamleiter Funktion, die es erlaubt Genehmigungsvorlagen zu erstellen. Zusätzlich verfügt Harvest über Exportfunktionen in PDF, Excel und CSV, eine Rechnungsfunktion und umfangreiche Reporting Möglichkeiten. Leider wirken die Ansichten oftmals sehr überladen und unübersichtlich. Harvest ist nur einer englischen Sprachversion erhältlich und die Datenspeicherung erfolgt auf Servern in den USA. Eine kostenlose Testversion mit vollem Funktionsumfang gibt es für dreißig Tage. Danach lässt sich die Software für zwei Projekte eines Users kostenlos nutzen. Wenn allerdings mehrere Projekte organisiert werden müssen, so gibt es zwei kostenpflichtige Lizenzmodelle. Die Solovariante schlägt mit zwölf US-Dollar im Monat, die Team Variante mit zwölf US-Dollar pro User und Monat, zu Buche.

Toggl – Die estländische Lösung

Die aus Estland stammende Software behauptet sich ebenfalls seit einigen Jahren am Markt. Ebenso wie bei Harvest gibt es Varianten für die mobile Nutzung unter iOS und Android, sowie für Windows PCs und Apple Computer. Auch hier wird die Zeit über eine per Mausklick zu aktivierende Stoppuhr Funktion erfasst oder manuell eingetragen. Die Zuordnung von Bemerkungen und Notizen zu einzelnen Projekten ist problemlos möglich, wie auch die Ausgabe in PDF, Excel oder CSV-Dateien. Ein markanter Unterschied zu Harvest ist die nicht vorhandene Rechnungsfunktion, wobei sich aber auch hier per API-Schnittstelle die Daten in andere Programme übertragen lassen. Verglichen mit Harvest verfügt Toggl über eine sehr übersichtliche Oberfläche. Durch Browser Plugins lässt sich Toggl gut erweitern. Auch Toggl liegt nur in englischer Sprache vor. Die Daten werden auf Servern in den USA und in der EU gespeichert. Eine kostenlose Testversion mit vollem Funktionsumfang steht bei Toggl für dreißig Tage zur Verfügung. Der Hersteller bietet drei unterschiedliche Möglichkeiten der Nutzung über den Testzeitraum hinaus an. Die Basic-Variante ist für fünf Nutzer, allerdings mit eingeschränktem Funktionsumfang, kostenlos. Die Starter-Version kostet monatlich pro User neun US-Dollar und als Premium-Lizenz werden achtzehn US-Dollar pro Monat und Nutzer fällig.

timeBuzzer – Der erfrischende Newcomer aus Deutschland

Die beiden Marktführer Harvest und Toggl setzen bei ihren Lösungen auf die reine Maussteuerung. Dass es als kombinierte Soft- und Hardwarelösung sogar einfacher funktionieren kann, zeigt timeBuzzer. Auch unser Programm ist für iOS, Android, PC und Mac erhältlich. Selbstverständlich verfügt es über alle wichtigen und notwendigen Funktionen, wie sie auch die Mitbewerber aufweisen. Es gibt eine API-Schnittstelle, die Exportmöglichkeiten sind ebenso vorhanden, wie auch die manuelle Zeiterfassung und ein Teammodus. Zusätzlich verfügt timeBuzzer aber über eine weitere Möglichkeit das Tool zu steuern. Ein optional erhältlicher Buzzer, also ein übergroßer Schalter, der auf dem Schreibtisch steht, ermöglicht es ohne das aktuelle Fenster verlassen zu müssen, per Berührung die timeBuzzer-App zu aktivieren, die Stoppuhr zu starten und zu stoppen oder sich per Drehfunktion durch das Projekt zu bewegen. Passend zu dem gewählten Projekt leuchtet der Buzzer während der Zeiterfassung in der jeweiligen Projektfarbe. Diese neuartige Lösung vereinfacht den Umgang mit der Software erheblich. Hinzu kommt, dass wir timeBuzzer in den Sprachen Englisch, Deutsch und Französisch anbieten und die Daten auf deutschen Servern gespeichert werden.

Hier geht’s zu den Preisen von timeBuzzer.