Wer kennt es nicht? Man sitzt im Büro, räumt Papiere von links nach rechts, schreibt die ein oder andere Mail, beantwortet kurz die WhatsApp Nachricht der Geliebten und plötzlich ist es schon wieder 18 Uhr. Eigentlich ist nun Zeit für den Feierabend. Aber wohlverdient ist der schon wieder nicht. Du hast bei weitem nicht das erledigt, was du heute schaffen wolltest. Aber woran liegt das? Und wie kannst du das verbessern?
Hierbei spielt der Begriff Zeitmanagement eine bedeutende Rolle. Zeitmanagement bedeutet nicht, dass man die Zeit managet. Wie sollte man das auch machen? Die Zeit vergeht immer gleich schnell. Dabei spielt es keine Rolle, ob eine Deadline kurz vor der Tür steht oder das Projekt noch acht Monate Zeit hat. Sie vergeht immer gleich schnell. Was wir aus dieser Zeit allerdings machen, ist entscheidend. Zeitmanagement bedeutet die Erledigung von ablaufenden Ereignissen innerhalb eines bestimmten Zeitraums mittels Planung innerhalb einer Organisation. Anders gesagt, Zeitmanagement bedeutet, wie du deine Zeit nutzt. Bereits der bekannte Philosoph Lucius Annaeus Seneca sagte, dass es nicht zu wenig Zeit gäbe, sondern lediglich zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.
Zeitmanagement für mehr Erfolg und Lebensqualität
Dass ein gutes Zeitmanagement nützlich für mehr Erfolg im Job ist, liegt auf der Hand. Ein gutes Zeitmanagement bietet dir aber noch deutlich mehr. Stell dir vor, du verspürst keinen innerlichen Stress mehr, weil du Angst hast eine Deadline nicht einhalten zu können. Dein Chef steht nicht mehr vor deinem Schreibtisch und fragt, wann du die Aufgabe endlich fertigstellst. Die dadurch gewonnene innere Ruhe bringt jede Menge neuer Lebensqualität mit und lässt dich zufriedener werden. Lästige Überstunden sind ebenfalls nicht mehr nötig. Somit hast du mehr Zeit, für deine Familie, Freunde und Dinge, die dir am Herzen liegen. Du hast mehr Zeit zum Leben. Damit auch du den Weg zu einem besseren Zeitmanagement schaffst, haben wir dir einige Tipps zusammengestellt.
Zeitmanagement lernen
Kann man Zeitmanagement überhaupt erlernen? Oder ist dies eine angeborene Fähigkeit? Ja, Zeitmanagement kann man erlernen – auch du! Die nachfolgenden Tipps und wissenschaftlichen Methoden werden dir dabei helfen. Allerdings ist nicht von der Hand zu weisen, dass ein gutes Zeitmanagement dem einen leichter fällt als dem anderen. Der Anthropologe Edward T. Hall erklärt das folgendermaßen. Es gibt zwei Arten von Verhaltensmustern bei Arbeitnehmern – Monochronie und Polychronie. Ein Mensch mit monochronistischem Verhalten konzentriert sich immer nur auf eine Sache. Er vermeidet Ablenkung, Deadlines und Pünktlichkeit liegen ihm am Herzen. Für ihn ist ein gutes Zeitmanagement eher leicht zu erlernen. Ein Mensch mit polychronistischem Verhalten neigt hingegen zum Multitasking. Er ist für Ablenkung offen, seine Geduld geht leicht verloren und er neigt zu Unpünktlichkeit. Er hat Schwierigkeiten mit seinem Zeitmanagement.
Dennoch können beide Typen in ihrem Zeitmanagement arbeiten.
Tipps für bessere Zeitmanagement
To-Do-Listen: Nimm dir jeden Morgen fünf Minuten Zeit und überlege genau, was du heute schaffen möchtest. Wichtig dabei ist, dass deine Liste realistisch bleibt. Mute dir so viel zu, dass es dich fordert, aber machbar bleibt. Schreibe alle Punkte genau auf.
- Prioritäten setzen – und das direkt beim Erstellen deiner To-Do-Liste. Überlege dir, welche Aufgaben dringend von dir erledigt werden müssen, welche du hinten anstellen kannst, welche du delegieren kannst und welche Aufgaben du eliminieren kannst. Traue dich, Aufgaben abzugeben oder auch mal unbearbeitet zu lassen.
- Step by step: Arbeite deine Aufgaben einzeln ab und versuche dich nicht im Multitasking. Konzentriere sich immer nur auf eine Sache gleichzeitig.
- Jetzt oder nie: Wenn du dir etwas vorgenommen hast, solltest du innerhalb von drei Tagen damit beginnen. Sonst wirst du es Studien zufolge vermutlich niemals tun.
- Setze dir Zwischenziele: Kleine Erfolge sind wichtig. Versuche daher große Aufgaben zu unterteilen und motivierende Zwischenziele zu setzen. Beim Erreichen eines Ziels, darfst du dir auch gerne etwas gönnen.
- Nutze Wartezeiten: Wartezeiten müssen keine verschenkten Zeiten sein. Nutze sie um kleine Aufgaben, wie zum Beispiel das Beantworten einer Mail, zu erledigen.
- Nein sagen: Nimm dich nicht jeder Aufgabe an. Auch wenn dein Kollege gerade in Arbeit zu versinken scheint. Übernimm erst neue Aufgaben, wenn du mit deinen eigenen fertig bist. Sonst ist am Ende niemandem geholfen.
- Gib Ablenkung keine Chance: Vermeide jegliche Ablenkung. Social Media und der Plausch mit dem Kollegen sind zwar ein schöner Zeitvertreib, sollten aber nicht während der Arbeitsphasen stattfinden. Als Belohnung für das Erreichen eines Ziel ist das hingegen vollkommen in Ordnung.
- Routinen entwickeln: Routinen erleichtern dir deinen Tag erheblich. Wenn du jeden Morgen pünktlich aufstehst, frühstückst, zur Arbeit fährst, deine To-Do-Liste erstellst und direkt mit der Arbeit beginnst, wirst du schnell nicht mehr in Versuchung kommen, doch noch einen Abstecher zu deinem Lieblingskollegen ins Nachbarbüro zu machen. Schlechte Routinen sitzen allerdings genauso fest. Diese solltest du schleunigst beseitigen.
- Behalte deine Zeitwirtschaft im Blick: Aber was genau ist denn jetzt die Zeitwirtschaft? Die Zeitwirtschaft umfasst alle Maßnahmen zur Ermittlung und Nutzung arbeitsbezogener Zeitdaten. Wenn du weißt, wie lange eine Aufgabe dauert, kannst du deine Zeit effektiver nutzen. Zum Ermittlung und Sicherung von Zeiten eignet sich die Zeiterfassung mit dem timeBuzzer. Es ermöglicht dir, deine Arbeitszeiten von nun an immer exakt und überall zu erfassen. Mehr Informationen findest du hier.
Methoden des Zeitmanagements
Um dein Zeitmanagement zu optimieren, kannst du natürlich auch auf eine der wissenschaftlichen Methoden zurückgreifen. Wir stellen dir einige vor:
Pareto Prinzip
Das Pareto Prinzip bedient sich der 80-20-Regel. Diese besagt, dass man in 20% der Zeit 80% des Ergebnisses erzielt. Demnach solltest du dir für ein besseres Zeitmanagement genau überlegen, welche deiner Arbeiten 80% des Ergebnisses ausmachen und welche Arbeiten du vielleicht sogar komplett vernachlässigen solltest. In der Praxis kann es so aussehen, dass in 20% der Zeit in einem Meeting 80% der Beschlüsse gefasst werden. Die verbleibenden 80% der Zeit werden für Smalltalk und weniger wichtige Gespräche verwendet. Ein weiteres Beispiel ist, dass 20% der Kunden 80% des Umsatzes ausmachen. Diese Kunden solltest du anders priorisieren als die restlichen 80% deiner Kunden.
ABC Analyse
Bei der ABC Analyse sortierst du deine Aufgaben in Kategorie A, B oder C ein. Aufgaben der Kategorie A sind sehr wichtig. Sie können nur von dir selber erledigt werden und haben einen großen Wert. Für diese Aufgaben solltest du die meiste Zeit einplanen. Aufgaben der Kategorie sind weniger wichtig und auch teilweise delegierbar. Mit ihnen solltest du nicht zu viel Zeit verbringen. Aufgaben der Kategorie C haben den geringsten wert und sind eher Routineaufgaben. Allerdings benötigen sie die meiste Zeit. Eine C-Aufgabe ist zum Beispiel Korrespondenz, Buchhaltung, Bestellung von Prospekten und ähnliches. Versuche nicht mehr als eine Stunde täglich mit diesen Arbeiten zu verbringen.
Eisenhower Prinzip
Beim Eisenhower Prinzip werden Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit beurteilt. Wichtige und gleichzeitig dringende Aufgaben sollten immer sofort und selber erledigt werden. Dringende, aber eher unwichtige Aufgaben werden delegiert. Wichtige aber weniger dringende Aufgaben werden exakt terminiert aber auf jeden Fall selber erledigt. Aufgaben, die weder wichtig, noch dringend sind, werden überhaupt nicht bearbeitet.
ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode hilft dir dabei, deinen Tagesablauf zu strukturieren, Prioritäten zu setzen und Deadlines einzuhalten. A bedeutet, dass du deine Aufgaben und Termine notieren, also eine To-Do-List erstellen solltest. L steht für das Schätzen der Länge. Welcher Zeitaufwand steckt hinter einer Aufgabe? P steht für Pufferzeiten. Verplane nur etwa 60% deiner Arbeitszeit, damit du Deadlines einhalten kannst und wichtige, dringende Aufgaben trotzdem sofort erledigt werden können. E steht für das Treffen von Entscheidungen. Welche Aufgaben haben Priorität? Welche hingegen nicht? N steht für die Nachkontrolle. Kontrolliere deine Arbeiten, damit die Qualität erhalten bleibt.
Detaillierte Informationen zu den Methoden des Zeitmanagements findest du hier.
