Zeitmanagement Methoden

Ein gutes Zeitmanagement ist der Schlüssel zu Produktivität und somit auch Erfolg, egal ob privat oder im Beruf. Hier erklären wir dir Methoden, wie auch du dein Zeitmanagement deutlich verbessern kannst.

Definition Zeitmanagement

Damit du dein Zeitmanagement verbessern kannst, solltest du allerdings erst einmal verstehen, was Zeitmanagement eigentlich genau ist. Wenn jemand ein gutes Zeitmanagement hat, bedeutet das, dass er seine Zeit so sinnvoll einteilt – und diesen Plan anschließend auch verfolgt, dass eine bestimmte Menge an Aufgaben in einem vorgegebenen Zeitrahmen fertiggestellt werden. Für deinen Job bedeutet das, dass du Deadlines ohne unnötigen Stress einhalten kannst. Im Privatleben bedeutet das mehr Zeit für Dinge, die dir wirklich wichtig sind. Der Grundgedanke im Zeitmanagement besteht darin, dass die Zeit immer gleich schnell vergeht. Die Frage ist nur, wie produktiv du diese Zeit nutzt. Generell gilt, dass es nicht zu wenig Zeit gibst, sondern zu viel Zeit, die wir nicht sinnvoll nutzen.

Ein gutes Zeitmanagement bringt dich demnach im Job weiter, lässt ungeliebte Hausarbeiten gefühlt schneller fertig werden und verschafft dir mehr Zeit zur freien Verfügung. Deine Lebensqualität nimmt zu und du fühlst dich besser.

Das Pareto-Prinzip

Damit du dein Zeitmanagement verbessern kannst, solltest du allerdings erst einmal verstehen, was Zeitmanagement eigentlich genau ist. Wenn jemand ein gutes Zeitmanagement hat, bedeutet das, dass er seine Zeit so sinnvoll einteilt – und diesen Plan anschließend auch verfolgt, dass eine bestimmte Menge an Aufgaben in einem vorgegebenen Zeitrahmen fertiggestellt werden. Für deinen Job bedeutet das, dass du Deadlines ohne unnötigen Stress einhalten kannst. Im Privatleben bedeutet das mehr Zeit für Dinge, die dir wirklich wichtig sind. Der Grundgedanke im Zeitmanagement besteht darin, dass die Zeit immer gleich schnell vergeht. Die Frage ist nur, wie produktiv du diese Zeit nutzt. Generell gilt, dass es nicht zu wenig Zeit gibst, sondern zu viel Zeit, die wir nicht sinnvoll nutzen.

Ein gutes Zeitmanagement bringt dich demnach im Job weiter, lässt ungeliebte Hausarbeiten gefühlt schneller fertig werden und verschafft dir mehr Zeit zur freien Verfügung. Deine Lebensqualität nimmt zu und du fühlst dich besser.

Die ABC Methode im Zeitmanagement

Die ABC-Methode wurde 1951 erstmals von H. Ford Dickie beschrieben. Diese Methode basiert auf dem Pareto Prinzip. Die ABC Methode findet nicht nur im Zusammenhang mit dem Zeitmanagement anwendung. Es verspricht, Prozesse einfacher planen zu können, Lager- und Verwaltungskosten zu reduzieren, den Gewinn zu erhöhen und Mitarbeiter zu motivieren. Im Kern ist die ABC Methode dazu gedacht, wichtige von unwichtigen Dingen zu unterscheiden und anschließend produktiver zu arbeiten. Aufgaben oder Produkte die der Kategorie A zugeordnet werden, tragen den höchsten Anteil zum Ergebnis bei. Angelehnt an das Pareto-Prinzip, wird davon ausgegangen, dass die Kategorie A etwa 80% des Ergebnisses ausmacht, aber nur 20% des Inputs benötigt. Aufgaben oder Produkte der Kategorie B machen hingegen nur etwa 15% des Ergebnisses aus. Der Kategorie C wird Vorgeworfen, dass sie den meisten Input benötigt, aber nur etwa 5% des Ergebnisses ausmacht.

Für dein Zeitmanagement bedeutet das, dass du dich nicht unnötig lange mit Aufgaben der Kategorie C aufhalten solltest. Wäge stattdessen genau ab, welche dieser Aufgaben du selber erledigen muss. Alle anderen kannst du delegieren oder gar nicht bearbeiten. Den Bärenanteil deiner Zeit solltet du für Aufgaben der Kategorie A verwenden.

Beispiel aus der Praxis: Der Kunde Müller macht 80% deines gesamten Umsatzes aus. Kunde Becker, Meier und Weber machen zusammen etwa 15% deines Umsatzes aus. Die restlichen 5% entstehen durch andere Kunden. Für deine Zeiteinteilung bedeutet das, dass du die meiste Zeit für den Kunden Müller aufwenden solltest, plane außerdem etwas Zeit für die Kunden Becker, meier und Weber ein. Für alle anderen Kunden sollte maximal eine Stunde am Tag allerdings ausreichen.

Die ABC Methode hilft dir als Zeitmanagement Methode, die Wichtigkeit verschiedener Aufgaben zu hinterfragen, Aufgaben, die kaum etwas zum Ergebnis beitragen, keine allzu große Beachtung zu schenken und deine Zeit so zielführend einzuteilen.

Die Alpen Methode im Zeitmanagement

Die Alpen-Methode von Lothar J.Seiwert basiert auf der Idee, sich jeden Tag eine konkrete To-Do-Liste zu erstellen, die deinen Tagesablauf vorgibt. Jeder Buchstabe des Wortes “ALPEN” steht dabei für ein Kriterium.

  • A: Aufgaben definieren. Als erstes solltest du alle anfallenden Aufgaben genau notieren. Aufgaben, die du am Vortag nicht beenden konntest, sollten ebenfalls auch deiner To-Do-Liste aufgeführt werden.
  • L: Länge schätzen. Damit diese Zeitmanagement Methode zuverlässig funktioniert, musst du ein Gefühl dafür haben, wie lange eine Aufgabe dauert. Wichtig ist nämlich, dass du dich nicht übernimmst, aber trotzdem einiges schaffst. Gerade am Anfang kann es dir schwer fallen, den Zeitaufwand richtig abzuschätzen. Es bietet sich an, die Zeiten verschiedener Aufgaben zu erfassen. Der timeBuzzer hilft dir dabei, alle Zeiten schnell, einfach und genau zu dokumentieren. Später kannst du so außerdem herausfinden, ob du bei bestimmten Aufgaben schneller arbeitest.
  • P: Pufferzeiten. Jeder kennt wohl das Gefühl, wenn man seinen Tag genau geplant hat, sich motiviert an die Arbeit macht und bereits nach dem Öffnen eines wichtigen Briefes merkt, dass man seine Aufgaben heute wohl schon wieder nicht schaffen wird, da ungeplante Aufgaben anstehen. Wenn du dir genügend Pufferzeiten einbaust, haben solche Motivationskiller keine Chance mehr. Die ALPEN Methode empfiehlt, nur etwa 60% der Zeit zu verplanen und 40% als Pufferzeit anzusehen.
  • E: Entscheidungen treffen. Du kannst nicht alles sofort selber erledigen. Deswegen ist es wichtig, Prioritäten einzuschätzen. Welche Aufgaben müssen sofort erledigt werden und welche haben noch etwas Zeit? Welche Aufgaben muss du selber erledigen und welche kannst du delegieren? Bei diesen Entscheidungen können dir Zeitmanagement methoden, wie die ABC-Methode und das Eisenhower Prinzip helfen.
  • N: Nachkontrolle. Bevor du nun mit der Arbeit beginnst, solltest du noch einen genaueren Blick auf deine To-Do-Liste werfen. Stelle sicher, dass auch wirklich alle Aufgaben ihren Platz haben und du den jeweiligen Zeitaufwand realistisch geplant hast.

Checkliste für die Alpen Methode zum Download

Das Eisenhower-Prinzip im Zeitmanagement

Das Eisenhower Prinzip ist eine Zeitmanagement Methode von Dwight D. Eisenhower. Es bestimmt, welche Aufgaben du wann erledigen solltest. Dabei werden einzelne Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und nach ihrer Dringlichkeit beurteilt.

wichtig und dringend: Aufgaben, die sowohl als wichtig als auch als dringend eingestuft werden, solltest du sofort selber erledigen.

wichtig aber nicht dringend: Aufgaben, die zwar wichtig, aber nicht dringend sind, solltest du selber erledigen, allerdings nicht sofort. Setze einen festen Termin für die Bearbeitung der Aufgabe.

nicht wichtig aber dringend: Aufgaben, die nicht wichtig, aber dennoch dringend sind, solltest du an einen fähigen Mitarbeiter delegieren.

nicht wichtig und nicht dringend: Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, solltest du sofort in die Ablage “P” verbannen. Diese sollten nicht bearbeitet werden.

Häufig gestellte Fragen

Ist es notwendig ein Seminar für Zeitmanagement zu besuchen?

Im ersten Schritt reicht es aus, wenn du die oben erläuterten Zeitmanagement Methoden eine Zeit lang anwendest. Auch hierbei gilt, dass noch kein Meister vom Himmel gefallen ist. Gib dir ein wenig Zeit, um dich mit den Methoden zurecht zu finden. So findest du deinen persönlichen Weg zu einem guten Zeitmanagement von ganz alleine.

Kann ich diese Methoden auch als Schüler nutzen?

Du kannst alle Methoden individuell anpassen. Es spielt keine Rolle, ob du dein Zeitmanagement im Beruf, in der Schule, im Studium oder im Privatleben verbessern möchtest.

Was ist die SMART-Zeitmanagement-Methode?

Die SMART Methode ist keine Zeitmanagement Methode sondern vielmehr ein Hilfsmittel zum Setzen und Erreichen von Zielen.

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