Nie wieder Stress auf der Arbeit? Keine vor dir her geschobene Hausarbeit? Mehr Freizeit? Kein Problem! Mit dem richtigen Tool für dein Zeitmanagement hast du deine To-Do´s immer genau im Blick, kannst den Zeitaufwand besser einschätzen und bist generell strukturierter.
Zeitmanagement Software & Apps
Mit der richtigen Software oder App wird dein Zeitmanagement kinderleicht. Hier stellen wir dir einige Möglichkeiten vor:
Microsoft To-Do
Bei Microsoft To-Do handelt es sich um eine App zum führen von To-Do-Listen. Sie ist der Nachfolger von “Wunderlist”. Unter “Mein Tag” können Aufgaben für den heutigen Tag notiert werden. Wenn du eine Aufgabe abgeschlossen hast, wird diese durchgestrichen und mit einem grünen Häkchen gekennzeichnet.
Unter To-Do kannst du Aufgaben notieren, die noch keiner Liste zugeordnet sind. Außerdem kannst du natürlich auch weitere Listen erstellen.
Microsoft To-Do ist eine kompakte, leicht verständliche App mit den wichtigsten Funktionen zum Erstellen und Bearbeiten von To-Do-Listen. Leider ist es nicht möglich, Dateien an Aufgaben anzuhängen, Aufgaben zu Priorisieren oder Unteraufgaben zu benennen.
Todoist
Todoist ist eine cloudbasierte Lösung für das Managen der eigenen To-Do-Listen. Neben dem Smartphone kannst du Todoist auch über den Webbrowser nutzen. Die Listen werden ständig automatisch synchronisiert, sodass alle deine Geräte immer auf dem gleichen Stand sind. In der Pro Variante erhältst du außerdem SMS oder E-Mails als Erinnerung, kannst Dateien anfügen, Notizen eingeben oder eigene Filter anlegen. Somit bietet dir Todoist eine Reihe an sinnvollen Funktionen. Allerdings bietet die Software wenig Flexibilität. So musst du dich bei Eingaben zum Beispiel an Vorschlagslisten halten. die iOs-App punktet mit ihrer Sprachfunktion. Die Android-Variante ist aber deutlich besser ausgestattet. Sie bietet dir die Möglichkeit, Unteraufgaben anzulegen, textbasiert zu suchen und Benachrichtigungsoptionen zu verwalten.
Zeitmanagement mit Outlook
Auch Outlook von Microsoft eignet sich als Tool, um das eigene Zeitmanagement zu verbessern. Du kannst innerhalb von Outlook eigene To-Do-Listen anlegen und verwalten. Das Entscheidende am Zeitmanagement mit Outlook ist allerdings, dass du Aufgaben und Termine strikt voneinander trennen kannst und auch solltest. Wenn eine Aktivität einen festen Termin mit Datum und Uhrzeit hat, sollte diese als Termin gepflegt werden. Gibt es lediglich ein Enddatum, handelt es sich um eine Aufgabe. Du hast außerdem die Möglichkeit, Notizen ohne Datum und Uhrzeit anzulegen.
To-Do-Listen können entweder direkt durch Outlook oder in der App Microsoft To-Do erstellt werden.
Zeitmanagement mit Excel
Auch das Tabellenkalkulationsprogramm Excel eignet sich als Tool zur Verbesserung des eigenen Zeitmanagements. Auf der einen Seite können eigene Tabellen angelegt werden, um To-Do-Listen zu organisieren. Da Excel fast unendlich viele Funktionen hat, kannst du deine To-Do-Liste nach belieben gestalten. Allerdings darf man nicht vergessen, dass es nicht die Hauptaufgabe von Excel ist, To-Do-Listen zu managen. Dementsprechend gibt es keine Erinnerungsfunktion oder andere nützlichen Features.
Wie Excel dir aber beim Thema Zeiterfassung helfen kann, erfährst du in einem weiteren Artikel von uns.
Zeitmanagement mit dem Biorhythmus
Zeitmanagement mit dem eigenen Biorhythmus klingt vielleicht erst einmal etwas befremdlich, ist Studien zufolge aber eine effektive Art des Zeitmanagements.
Frühaufsteher oder Nachteule
Viele To-Do-Listen oder Maßnahmen zur Verbesserung des Zeitmanagements scheitern, weil man sich Aufgaben vornimmt, für die man in diesem Moment zu müde oder zu unkonzentriert ist. Demnach kann es helfen, auf das eigene Körpergefühl zu hören und die komplexen Aufgaben zu erledigen, wenn man sich am fittesten fühlt. So gibt es Menschen, die früh aufstehen und auch früh ins Bett gehen. Andere wiederum sind richtige Nachteulen und können konzentriert bis tief in die Nacht arbeiten, haben aber Probleme damit, morgens um 8 Uhr konzentriert am Schreibtisch zu sitzen. Versuche, wenn möglich, nicht, Schlafgewohnheiten zu erzwingen, deine innere Uhr weiß im Regelfall, was für dich am besten ist.
Tiefs richtig entgegenwirken
Kein Mensch kann acht Stunden am Stück konzentriert arbeiten. Wer es dennoch versucht, findet sich schnell in einem gewaltigen Tief wieder. Um dem vorzubeugen, solltest du etwa alle 90 Minuten eine kleine Pause einlegen. Wenn du bereits in einem Tief angekommen bist, iss eine Kleinigkeit, um deinen Körper zu versorgen. Verzichte aber auf eine schwere Mahlzeit, die deinen Körper weiter belastet. Außerdem kann ein kleiner Spaziergang an der frischen Luft wunder wirken.
Hochs nutzen
Wenn du anfängst, auf deine innere Uhr zu hören, wirst du schnell merken, wann du fit und belastbar bist und, wann dein Körper eine Pause braucht. Planen deinen Tag so, dass du die Zeiten des Hochs ausnutzt und dir während der Tiefs eine kleine Pause gönnen kannst. So wirst du automatisch produktiver und verbesserst dein Zeitmanagement.
Zeiterfassung für ein besseres Zeitmanagement
Um deine Zeit besser managen zu können, musst du im ersten Schritt dir erstmal bewusst machen, wofür du deine Zeit verwendest. Hierbei helfen dir Zeiterfassungssoftwares. Hier gibt es eine rießige Auswahl an Tools auf dem Markt. Die Funktionen sind dabei meistens sehr ähnlich und die Bedienung sehr simpel: Man trägt den Name für eine Tätigkeit ein und klickt den Startknopf einer digitalen Stoppuhr.
Ein Problem das Nutzer in den Bewertungen vieler Lösungen allerdings häufig äußern ist, dass Sie zwar grundsätzlich mit den Funktionen zufrieden sind, es allerdings viel Disziplin benötigt und man es letztlich doch wieder vergisst. Ergebnis: Man sitzt am Freitag Nachmittag 1-2 Stunden am Schreibtisch und schätzt was und wofür man die Woche gearbeitet hat. Das diese Daten in der Regel nicht ansatzweiße korrekt sind ist klar.
timeBuzzer löst dieses Problem, indem Zeiterfassung über ein physisches Hardware Gerät erfolgt. Der Gedanke dahinter war: „Wenn Zeiterfassung Spaß macht, dann machen es die Leute von alleine.“ Durch Berühren des Buzzers öffnet sich eine App, durch Drehen des Buzzers kann die jeweilige Tätigkeit, das jeweilige Projekt etc. ausgewählt werden und durch Drücken des Buzzer, die Zeit gestartet werden.
Probieres es doch einfach mal aus und bringe dein Zeitmanagement auf ein neues Level!
