Der Begriff Selbstmanagement wird häufig synonym zu den Begriffen Selbststeuerung, -regulierung oder -führung verwendet, und ist in der heutigen Zeit in vielen Lebensbereichen wichtiger denn je. Egal ob es bei der Arbeit oder zu Hause ist, einige Aufgaben bleiben von Zeit zu Zeit einfach liegen, obwohl es eigentlich wichtig wäre, sie zu erledigen. Bei der Arbeit verlängern die zunehmende Komplexität der Aufgaben die Arbeitsabläufe. Die Erwartung von Kunden und Kollegen, dass man ständig per Mail oder Telefon erreichbar ist, ist allgegenwärtig und kostet wertvolle Arbeitszeit, die im Zweifelsfall durch Überstunden nachgeholt werden muss. Damit ist es natürlich vorprogrammiert, dass zu Hause einige Aufgaben liegenbleiben. Bevor diese nicht erledigt sind, kommt man abends nicht zur Ruhe und die Erholung und die Zeit mit seinen liebsten kommt zu kurz!
Um seine Work-Life-Balance zu bewahren, ist ein gutes Selbstmanagement und ein gutes Zeitmanagement unumgänglich. Häufig werden auch die Begriffe Selbst- und Zeitmanagement synonym verwendet. Das ist allerdings nicht ganz korrekt. Das Selbstmanagement ist die Kompetenz die persönliche und berufliche Entwicklung zu gestalten. Das Zeitmanagement hingegen bezieht sich darauf, die zur Verfügung stehende Zeit möglichst effektiv zu nutzen. Demnach ist das Zeitmanagement eine Teilkompetenz des Selbstmanagements. Als weitere Teilkompetenzen gelten die Motivation, Zielsetzung, Organisation oder Lernfähigkeit.
Definition Selbstmanagement
Kurz und knapp kann Selbstmanagement als Kompetenz definiert werden, die berufliche und private bzw. persönlich Entwicklung weitgehend unabhängig von äußeren Einflüssen zu gestalten. Im Zuge dieser Kompetenz werden Psychologietechniken, Managementmethoden und Techniken aus der persönlichen Führung verwendet, um das eigene Selbstmanagement zu optimieren. Ziel ist es seine eigenen Ziele gezielt zu setzen und effizient und dauerhaft motiviert zu erreichen.
Selbstmanagement beginnt mit Zielen
Wie aus der Definition klar wird, beginnt alles mit der Zielsetzung. Wer sich selber Ziele setzt ist oft motivierter, da er seinem Leben eine wichtige Orientierung gibt. Wer nach Zielen strebt ist oft auch zufriedener und achtet mehr auf sein physisches und psychisches Wohlbefinden.
Bei Zielen ist es immer wichtig sie klar zu definieren um später feststellen zu können, ob sie erreicht wurden oder nicht. Und ebenso wichtig, wenn sie nicht erreicht wurden, festzustellen wieso nicht!
Eine einfache Methode um Ziele klar und effizient zu definieren ist die SMART-Methode. SMART steht für:
S – Spezifisch
M – Messbar
A – Attraktiv
R – Realistisch
T – Terminiert
Spezifisch bedeutet, dass die Ziele ganz konkret und genau beschrieben werden.
Beispielsweise kann man sich als Ziel festlegen, dass man abnehmen möchte. Dieses Ziel ist aber wenig spezifisch. Um es zu spezifizieren muss man festlegen, was man abnehmen möchte. Dies ist in den meisten Fällen wohl Körperfett. In anderen Fällen kann es aber auch Muskelmasse sein. Ein spezifisches Ziel ist demnach: “Ich möchte abnehmen, indem ich Körperfett verliere.“
Es ist also zu sehen, dass eine spezifische Zielformulierung einen großen Unterschied machen kann.
Messbar bedeutet, dass man seine Ziele messbar formulieren muss. Das muss gemacht werden, um feststellen zu können, ob die gesetzten Ziele erreicht wurden oder nicht. Um bei dem Beispiel mit dem Abnehmen zu bleiben, wäre ein nicht messbares Ziel: “Ich möchte abnehmen, indem ich Körperfett verliere.“ Dieses Ziel ist zwar spezifisch aber nicht messbar. Messbar wird es, wenn man sagt “ich möchte 7 KG abnehmen, indem ich Körperfett verliere.“
Auch hier wird die Notwendigkeit schnell deutlich. Ohne eine messbare Eigenschaft der gesteckten Ziele können diese nie kontrolliert werden.
Attraktiv ist ein Ziel, wenn man sich langfristig motivieren kann, an der Erreichung seines Ziels zu arbeiten. Dies ist natürlich ein sehr individueller Punkt. Für einige Menschen mag es attraktiv sein 7 KG Körperfett abzunehmen. Andere sind schon mit 5 KG zufrieden und wieder andere finden es attraktiver 15 KG zu verlieren.
Die Attraktivität eines Ziels ist demnach mit persönlichen Vorlieben und Idealen verbunden.
Realistisch. Das “R“ in SMART steht für realistisch. Realistisch sind Ziele dann, wenn man auch dazu in der Lage ist sie zu erreichen. Diese darf man sich natürlich hoch stecken, allerdings nicht zu hoch bzw. unrealistisch. Bei unrealistischen Zielen fehlt schnell die notwendige Motivation, da man im Laufe der Zeit feststellen wird, dass man sein Ziel nicht erreichen kann. Realistisch oder unrealistisch werden Ziele häufig erst durch den nächsten Punkt.
Terminiert ist ein Ziel dann, wenn ein genauer Zeitpunkt festgelegt ist, an dem das Ziel erreicht sein soll. Um bei dem obigen Beispiel zu bleiben, ist das Ziel “ich möchte 7 KG abnehmen, indem ich Körperfett verliere“ zwar spezifisch, messbar und wahrscheinlich auch attraktiv, aber eben noch nicht terminiert. Und ohne die Terminierung kann man auch keine Aussage darüber treffen, ob es realistisch oder nicht ist.
Wird nun gesagt, dass man die 7 KG Körperfett in 7 Tagen ab heute abnehmen möchte, ist es zwar ein terminiertes, aber auch ein unrealistisches Ziel. Realistisch wird es durch eine Verlängerung des Zeitraums.
Konkret kann ein Ziel nach der SMART-Regel also zum Beispiel lauten: “Ich möchte 7 KG Körperfett innerhalb der nächsten 4 Monate abnehmen.
Methoden im Selbstmanagement
Nachdem die Ziele SMART definiert wurden, geht es nun an die Umsetzung. Dafür wurden bisher schon sehr viele verschiedene Methoden entwickelt. Wir zeigen euch hier die effektivsten Methoden im Überblick.
Das Pareto-Prinzip
Das Pareto-Prinzip wird auch häufig als 80/20 Regel bezeichnet und geht auf Vilfredo Pareto zurück. Das Prinzip besagt, dass sich 80% der Ergebnisse schon durch 20% des Aufwandes erreichen lassen. Die verbleibenden 20% benötigen mit 80% die meiste Arbeit.
Beispielhaft kann man sagen, dass in manchen Unternehmen zum Beispiel 20% der Außendienstmitarbeiter oder Vertriebler für 80% des Umsatzes verantwortlich sind. Oder, dass man mit 20% der effektiv und konzentriert eingesetzten Arbeitskraft bereits 80% der Aufgaben erledigen kann.
80% der Aufgaben werden also mit nur 20% Einsatz abgewickelt? Das klingt ja toll! Aber es gibt wesentliche Punkte, die dabei oft nicht beachtet werden.
Einer ist, dass auch die restlichen 20% der anfallenden Aufgaben durchaus wichtig sind. Auch wenn Sie viel Zeit in Anspruch nehmen und auf den ersten Blick wenig produktiv sind, tragen zum Beispiel die Beantwortung von E-Mails oder längere Telefonate mit Kunden durchaus zum langfristigen Erfolg bei.
Die ABC-Methode
Die ABC-Methode ordnet die anfallenden Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit:
- A-Aufgaben: sind sehr wichtig und sollten sofort und persönlich erledigt werden
- B-Aufgaben: sind zu erledigen aber nicht sofort und nicht zwangsweise persönlich. Diese Aufgaben kann man später erledigen oder an Kollegen delegieren
- C-Aufgaben: sind eher unwichtig und können komplett delegiert oder sogar verworfen werden
Diese Methode ist sehr einfach umzusetzen. Nach einer kurzen Eingewöhnungszeit findet man schnell heraus, welche Aufgaben besonders wichtig sind und welche auch gut abgegeben werden können.
Das Eisenhower Prinzip
Das Eisenhower Prinzip oder auch die Eisenhower Matrix wurde von dem ehemaligen General und US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower erfunden. Er hat die Aufgaben in vier verschiedene Klassen aufgeteilt:
- Wichtige und dringende Aufgaben
- Wichtig aber nicht besonders dringend
- Dringend aber nicht wichtig
- Nicht wichtig und nicht dringend
Dies wird in eine Vier-Felder-Matrix eingetragen. Eine Vorlage dafür finden Sie hier zum kostenlosen Download.
Die ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode ist eine Hilfestellung für die Arbeitsorganisation. Mit dieser einfachen Technik werden Tagespläne erstellt, die dabei helfen eine Struktur in den Tagesablauf zu bekommen. Dabei stehen die einzelnen Buchstaben für die Schritte:
A – Aufgaben und Termine notieren.
L – Länger der einzelnen Aufgaben oder Termine abschätzen
P – Pufferzeit einplanen
E – Entscheidungen zur Dringlichkeit treffen
N – Nachkontrolle
Im ersten Schritt der ALPEN-Methode werden alle anfallenden Aufgaben und Termine notiert ohne diese in eine bestimmte Reihenfolge zu bringen. Anschließend wird bei allen Aktivitäten die Zeit abgeschätzt die man zur Erledigung benötigen wird. Um sicherzustellen, dass man nicht in Zeitnot gerät, sollte man zusätzlich ein paar Minuten Pufferzeit einplanen. Um zu entscheiden, wie hoch die Dringlichkeit der anfallenden Aufgaben ist, kann die Eisenhower-Methode verwendet werden. Während der Nachkontrolle sollte man kritisch reflektieren, ob der aufgestellte Tagesplan auch funktioniert hat. Hier gilt es Erfahrungen zu sammeln und die Pläne im laufe der Zeit an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.
Die GTD-Methode
Bei der “getting things done“ Methode sollen zuerst alle Aufgaben und Termine gesammelt werden, um sie dann in einem logischen System zu notieren. Hier kann zum Beispiel ein Kalender oder eine To-Do-Liste verwendet werden. Die Idee hinter diesem System ist, dass man so den Kopf frei hält, um sich gezielt auf die nächste anfallende Aufgabe konzentrieren zu können. Welche Aufgaben in diesen Plan weiter nach oben kommen als die anderen kann man ähnlich wie bei der ALPEN-Methode mit der Eisenhower-Technik definieren.
Kurz gesagt ist die GTD-Methode eine einfache Technik um jeden Tag neue Prioritäten zu setzen.
Die “not-to-do-list“
Auf eine “not-to-do-list“ kommen alle Aufgaben und Aktivitäten, mit denen man sich nicht beschäftigen sollte, da diese nur Zeit rauben und keinen sinnvollen Nutzen mit sich bringen. In den meisten Fällen führt jeder Mensch diese Liste ganz intuitiv und weiß ziemlich genau, was auf dieser Liste stehen würde. Bei der Technik der “not-to-do-list“ schreibt man diese Punkte trotzdem ganz genau auf, um sich selber unproduktive Gewohnheiten bewusst zu machen und sich selber immer wieder daran erinnern zu können.
Wie entwickele ich die nötige Selbstdisziplin und Selbstmotivation?
Alle Methoden helfen zwar generell dabei, sich besser selbst zu managen. Aber um dauerhaften Erfolg zu haben, müssen die Selbstdisziplin sowie die eigene Motivation stimmen. Nur dann kann man seine Ziele langfristig erreichen und zufrieden mit der eigenen Arbeitsweise sein. Hier erfährst du unsere Top-5 Tipps für mehr Selbstdisziplin und eine anhaltende Selbstmotivation!
Tipp 1: Die richtigen Ziele setzen!
Dieser Tipp bezieht sich nicht nur auf die Arbeitswelt, sondern eigentlich viel mehr auf das private Umfeld. Im Arbeitsalltag sind die Ziele häufig vordefiniert. Entweder verlangt der Chef, dass etwas gemacht wird, oder Kundenwünsche müssen erfüllt werden. Im Privatleben, oder auch bei gewisser Freiheiten im Berufsleben, sollte man jedoch darauf achten, sich die richtigen Ziele zu setzen. Stelle dir die folgenden Fragen:
- Hast du ein gutes Gefühl, wenn du an dein Ziel denkst?
- Freust du dich jetzt schon, mit der Arbeit zu beginnen um dein Ziel zu erreichen?
- Würdest du sofort den wichtigsten Menschen in deinem Leben von dem Ziel erzählen?
Oder sieht es vielleicht eher so aus:
- Hast du dir das Ziel gesetzt, weil du anderen gefallen möchtest?
- Hast du eigentlich gar keine Lust mit der Arbeit zu beginnen und findest immer neue Ausreden um nicht starten zu müssen?
Es ist ganz klar, wenn du die oberen Fragen mit ja beantworten kannst, stehen die Zeichen gut, dass du dir ein für dich relevantes und motivierendes Ziel ausgesucht hast! Wenn du allerdings mit nein antworten musst, solltest du dein Ziel vielleicht lieber anpassen.
Tipp 2: Fange klein an!
Dies ist vielleicht einer der wertvollsten Tipps um dauerhaft motiviert zu bleiben. Wenn du dir gleich am Anfang zu große Ziele steckst, wirst du bei jedem Rückschlag, den du erleidest, etwas unmotivierter. Dein Ziel lässt sich manchmal nicht auf anhieb ohne Probleme erreichen. Das ist ganz normal. Setze dir lieber kleinere Teilziele welche du auch in kürzerer Zeit erreichen kannst. Durch den kurzfristigen Erfolg bleibst du motiviert
Tipp 3: Mach es dir einfach!
Dieser Tipp hilft dir, deine Disziplin nicht unnötig auf die Probe zu stellen. Wenn du dich gesünder ernähren möchtest, dann kauf auch nur gesunde Lebensmittel ein.
Willst du mit dem rauchen aufhören? Dann schmeiß alle angefangenen Zigarettenschachteln weg und stelle den Aschenbecher zumindest aus deinem Blickfeld!
Willst du produktiver arbeiten? Dann leg dein Handy nicht auf den Tisch. Lass es einfach in der Tasche und hole es nur zur Pause raus. In der Regel können alle mal eine Weile auf eine Rückmeldung warten.
Es sind die Kleinigkeiten, die zwischen einem erfolgreichen und disziplinierten Tag und eben genau dem Gegenteil davon liegen.
Tipp 4: Schließe die Aufgaben komplett ab!
Auch ein ganz leichter Tipp der viel ausmachen kann. Unerledigte Aufgaben bleiben einem viel länger im Kopf als erledigte. Die halb erledigte Aufgabe verhindert, dass wir uns voll und ganz auf die neue Aufgabe konzentrieren können!
Daher ist der Tipp, dass alle Aufgaben komplett abgeschlossen werden sollten bevor etwas neues begonnen wird.
Wenn es sich allerdings um größere Aufgaben handelt, die man über einen längeren Zeitraum durchführen muss, sollte man sich einen Plan erstellen und diese Aufgabe unterteilen. So können zumindest die Teilaufgaben abgeschlossen werden und unser Unterbewusstsein ist viel weniger mit diesem Thema beschäftigt als ohne einen Plan.
Tipp 5: Verbünde dich mit gleichgesinnten!
Um motiviert zu bleiben hilft es immer, sich nicht ganz alleine an ein neues Ziel zu machen. Wenn du zum Beispiel planst, regelmäßiger zum Sport zu gehen, dann such dir vorher einen Trainingspartner. Ihr könnt euch gegenseitig motivieren und antreiben den Faden nicht zu verlieren.
