In diesem Artikel erfährst du, wie du timeBuzzer mit Lexware Office verknüpfst, um deine Rechnungsstellung zu automatisieren.
timeBuzzer mit Lexware Office verbinden #
- Melde dich bei der timeBuzzer-Webkonsole an.
- Öffne die Einstellungen.
- Wähle Integrationen aus.
- Suche in der Liste nach Lexware Office und klicke auf Verbinden.
- Du wirst zur Anmeldeseite von Lexware Office weitergeleitet.
- Melde dich mit deinen Lexware Office-Zugangsdaten an.
- Klicke auf Zugriff zulassen, um die Integration zu autorisieren.
Dein timeBuzzer-Konto ist jetzt mit Lexware Office verbunden!
Kunden aus Lexware Office importieren #
Du kannst Lexware Office Kunden in jede beliebige timeBuzzer-Ebene importieren.- Geh zu der Ebene, in die du Kunden importieren möchtest.
- Klicke auf Importieren.
- Wähle Lexware Office → Kunden.
- Wähle die Kunden aus, die du importieren möchtest.
- Es werden nur neue Kunden angezeigt, die noch nicht in timeBuzzer vorhanden sind. Das System prüft, ob es bereits Kunden mit demselben Namen gibt.
- Klicke auf Importieren.
- Fertig. Die importierten Kunden erscheinen in deiner Liste mit einem externen Link, der dich direkt zum jeweiligen Kunden in Lexware Office führt.
- Klicke auf Neue Kunden automatisch importieren.
- Aktiviere den automatischen Import.
Services aus Lexware Office importieren #
Du kannst Lexware Office-Services auch in jede beliebige timeBuzzer-Ebene importieren.
- Klicke auf die Ebene, in die du Services importieren möchtest.
- Klicke auf Importieren.
- Wähle Lexware Office → Services.
- Wähle die Services aus, die du importieren möchtest.
- Hinweis: Es werden nur neue Sevices angezeigt, die noch nicht in timeBuzzer vorhanden sind. Das System prüft, ob bereits Services mit identischen Namen existieren.
- Klicke auf Importieren.
- Fertig. Die importierten Services erscheinen in deiner Liste mit einem externen Link, der dich direkt zum jeweiligen Dienst in Lexware Office führt.
Du kannst auch den automatischen Import aktivieren, um neue Services automatisch hinzuzufügen, sobald sie in Lexware Office erstellt werden.
- Klicke auf Neue Services automatisch importieren.
- Aktiviere Automatischer Import.
Erstelle Lexware Office-Rechnungen direkt in timeBuzzer #
- Geh in timeBuzzer zu Zeiteinträge.
- Wähle den Zeitraum für deine Rechnung aus (dies legt den Leistungszeitraum fest).
- Wende Filter an oder wähle bestimmte Zeiteinträge aus.
- (Optional) Aktiviere Zeitrundung, wenn du die Zeiteinträge für die Rechnung runden möchtest.
- Klicke auf Exportieren.
- Wähle Lexware Office als Exportoption aus.
- Fahre mit dem anhand deiner Filter vorgeschlagenen Kontakt fort oder wähle manuell deinen Lexware Office-Kunden aus, für den du eine Rechnung erstellen möchtest. Der Kontakt muss über eine Adresse verfügen, damit eine Rechnung für ihn erstellt werden kann.
- Wähle aus, wie die Zeiteinträge gruppiert werden sollen (nach Ebenen oder Notizen).
- (Optional) Übertrage Notizen aus den Zeiteinträgen in die Rechnungsbeschreibung. Identische Notizen werden zusammengefasst.
- (Optional) Lege den Standard-Stundensatz fest.
- Hinweis: Wenn du in deinem Buchhaltungstool Stundensätze für deine Leistungen definiert hast und nach der Ebene gruppierst, in der du diese Leistungen importiert hast, werden diese Stundensätze, Währungen, Steuern und Einheiten automatisch übernommen.
- (Optional) Aktiviere Als abgerechnet markieren, um Zeiteinträge nach der Rechnungserstellung automatisch zu markieren.
- Klicke auf Rechnung erstellen.
- Wähle Rechnung anzeigen aus, um sie in Lexware Office zu öffnen (wird in einem neuen Tab geöffnet).
- Überprüfe und bearbeite deine vorausgefüllte Rechnung.
- Klicke auf Vorschau und dann auf Senden.
- Fertig!
Benutzerdefinierte Abrechnungseinheiten festlegen #
timeBuzzer erfasst die Zeit in Stunden. Wenn du bestimmte Leistungen in Lexware Office anders abrechnest, füge eine benutzerdefinierte Einheit mit einem Umrechnungsfaktor hinzu.
Beispiele:
- Du rechnest eine Leistung pro Tag ab. Füge die Einheit „Tag(e)“ mit einem Umrechnungsfaktor von 8 h hinzu.
- Du abrechnest in 15-Minuten-Schritten. Füge die Einheit „Arbeitseinheit“ mit einem Umrechnungsfaktor von 15 min hinzu.
timeBuzzer rechnet deine erfassten Stunden automatisch um, wenn du eine Rechnung erstellst.
Voraussetzungen:
- Die Einheit muss auch in Lexware Office vorhanden sein.
- Du musst die Dienstleistungen in Lexware Office verwenden und sie in timeBuzzer importieren und verknüpfen.
- Gruppiere bei der Rechnungserstellung in timeBuzzer nach „Dienstleistungen“.
Du kannst für verschiedene Dienstleistungen unterschiedliche Einheiten festlegen.
FAQ #
Was brauchst du, um die Integration zu nutzen?
Du brauchst ein timeBuzzer Pro-Konto und ein Lexware Office-Konto mit einem Tarif, der Partnerintegrationen und das Erstellen von Rechnungen unterstützt.
Welche Ebenenstruktur wird in timeBuzzer empfohlen?
Da Lexware Office in Kontakte und Dienstleistungen gegliedert ist, empfehlen wir normalerweise, zwei Ebenen zu verwenden: „Kontakte“ in der ersten und „Dienstleistungen“ in der zweiten Ebene.
Generell kannst du jedoch sowohl Kunden als auch Dienstleistungen in jede beliebige Ebene importieren. So kannst du die Integration perfekt an deine individuelle Struktur anpassen.
Kann ich Lexware Office-Kunden Rechnungen stellen, ohne sie zu importieren?
Ja. Import und Export funktionieren unabhängig voneinander, sodass du Lexware Office-Kunden mit erfassten Arbeitszeiten in Rechnung stellen kannst, auch wenn du sie nicht in timeBuzzer importiert hast.
Das ist nützlich, wenn du timeBuzzer nicht nach Kunden strukturierst, zum Beispiel, wenn du nur nach Projekten erfassst. Du kannst deine erfassten Arbeitszeiten dennoch einem Lexware Office-Kunden zuordnen, wenn du die Rechnung erstellst.
Wie funktioniert der automatische Import?
Der automatische Import überträgt zukünftige Kunden oder Leistungen, die in Lexware Office angelegt wurden, automatisch in die ausgewählte Ebene in timeBuzzer.
Wenn du bestehende Kunden und Leistungen importieren möchtest, kannst du dies über die manuelle Importfunktion tun.
Wer kann die Integration nutzen?
Nur Nutzer mit der Rolle Administrator können Lexware Office-Rechnungen erstellen oder Lexware Office-Kunden und -Dienstleistungen in timeBuzzer importieren. Manager und normale Nutzer haben keinen Zugriff auf diese Funktionen.
Welche Kontakte werden importiert?
Alle Kontakte in Lexware Office, die als Kunde oder Kunde / Lieferant gekennzeichnet sind, stehen für den Import in timeBuzzer zur Verfügung. Kontakte, die ausschließlich als Lieferant gekennzeichnet sind, werden nicht übertragen.
Der Import von Sammelkunden wird derzeit nicht unterstützt.
Welche Artikeltypen werden importiert?
Alle Artikel in Lexware Office, die als Service gekennzeichnet sind, können in timeBuzzer importiert werden. Stundensätze, Währung, Steuern und Einheiten werden automatisch auf die Rechnungspositionen angewendet, wie sie in deiner verbundenen Buchhaltungssoftware definiert sind.